Automatisierung im Vertrieb: Eine Möglichkeit zur Effizienzsteigerung

Die meisten Kunden kaufen viel und bevorzugt im Internet. Dieses Kauferlebnis bietet hohe Verfügbarkeit und schnelle Lieferung. Dementsprechend erwarten die Kunden diesen Service auch in anderen Bereichen. Doch zumeist sind die Vertriebsmitarbeiter zu sehr in administrative Prozesse eingebunden, sodass die wichtigen, umsatzgenerierenden Aufgaben zu kurz kommen. 

Um die Anforderungen der Kunden mit Ihrem Unternehmen erfüllen zu können und gleichzeitig die Produktivität des Vertriebsteams zu steigern, ist eine Automatisierung des Vertriebes unbedingt notwendig.

Hier erfahren Sie, was bei der Automatisierung der Prozesse zu beachten ist und welche Vorteile es Ihnen bringt. 

Was ist Automatisierung im Vertrieb?

Automatisierung des Vertriebes umfasst die Implementierung von verschiedenen Techniken, z. B. in Form einer Software.

Eine einfache Frage vorweg: Womit sollte sich das Vertriebsteam beschäftigen? Richtig: verkaufen!

Der Verkauf von Dienstleistungen oder Produkten und das Gespräch mit dem Kunden sollten im Fokus der Vertriebsarbeit stehen.

Doch tatsächlich verbringt fast jeder Vertriebsmitarbeiter nur etwa ein Drittel seiner Zeit mit dem tatsächlichen Verkauf. Das liegt vor allem an Aufgaben, die zusätzlich zum Verkauf erledigt werden müssen. Pflege und Auswertung von Daten, Dokumentation, Berichtswesen, Rechnungen schreiben oder Verträge ausarbeiten: Sie können diese Zeit durch Automatisierungen verringern. Mit dem Einsatz digitaler Plattformen werden Verkäufer befähigt, ihre effektive Zeit mit dem Kunden zu erhöhen, indem alle zeitraubenden Tätigkeiten ohne direkten Verkaufsbezug automatisiert werden.

Alles in allem geht es beim automatisierten Vertrieb darum, schnelle und effiziente Vertriebsprozesse zu schaffen, die zu mehr Leads bzw. zu mehr Umsatz führen.

Diese Bereiche können Sie Automatisieren

Lead-Zuweisung

Wenn ein Lead in die Datenbank kommt, wartet er oft bis ein Vertriebsmanager Zeit hat ihn an einen Mitarbeiter weiterzuleiten. Das kann dazu führen, dass der Kunde in der Zwischenzeit das Interesse am Unternehmen verliert oder sich anderweitig umschaut. Das muss nicht sein. Legen Sie Standardkriterien für die Lead-Zuweisung fest und nutzen Sie ein CRM-System um die Leads verteilen zu lassen.

Hier können auch Lead-Bewertungssysteme bei der Priorisierung helfen.

Berichte und Analysen

Mit visuellen Berichten und Dashboards im CRM-System können Sie das Verhalten Ihrer Leads auf Ihrer Website analysieren. Auch der Erfolg von Marketingkampagnen lässt sich überwachen. Zusätzlich kann die Leistung des Verkaufsteams eingesehen und ausgewertet werden. Das alles verschafft automatisch einen ganzheitlichen Überblick über den Erfolg des Vertriebes.

Kundeninteressen und Bedürfnisse

Automatisierung im Sinne von Lead-Tracking und Monitoring kann den Vertrieb dabei Unterstützen, besser auf die Interessen und Wünsche der Kunden einzugehen. Durch Analyse des Online-Verhaltens der Zielgruppe oder auch durch z. B. Social Media Monitoring, können Kundeninteressen ausgewertet und in Verkaufsgespräche mit einbezogen werden.

Aufgabenmanagement

Mit einem automatisierten Vertrieb wird es möglich, mehrere Vertriebskanäle gleichzeitig zu managen ohne durch die Einzelaufgaben das große Ganze aus dem Blick zu verlieren.

Automatisierte Wissensdatenbank

Materialien werden oft an vielen verschiedenen Orten in Unmengen von Ordnern hinterlegt. Ein Albtraum für jeden Mitarbeiter, der nun verschiedene Informationen zu einem Kunden oder Projekt benötigt. 

Mit einem CRM-System im Vertrieb wird es möglich, alle Dateien an einem Ort zu bündeln. Der jeweilige Mitarbeiter kann mit Hilfe von Suchbegriffen ganz einfach finden, was er zur Kundenbetreuung braucht. 

Terminvereinbarung

Ein nächster wichtiger Punkt ist die Terminvereinbarung. Auch hier können Prozesse automatisiert werden. Es gibt verschiedene Tools mit denen es möglich wird, Termine zu vergeben ohne großes hin und her Schreiben von E-Mails. Der Kunde kann sich per Link in ein Zeitfenster eintragen und fertig.

Rechnungen

Ist ein Geschäft abgeschlossen, kann das Erstellen der Rechnung ebenfalls automatisch erfolgen. Es wird eine Rechnungsnummer vergeben und das Dokument kann dem Kunden zur Verfügung gestellt werden.

Alles in allem wird deutlich, dass die Automatisierung im Vertrieb für die Mitarbeiter und das ganze Unternehmen viele Vorteile mit sich bringen kann. Die zur Verfügung stehende Zeit kann effektiv und intensiv in die wichtigen Verkaufsprozesse investiert werden. 

Vorteile der automatisierten Prozesse

Durch die Automatisierung der eben benannten Prozesse, bieten sich dem Unternehmen und den Mitarbeitern viele Vorteile im Vertrieb.

  • Effizientere Vertriebsprozesse: Automatisierung kann helfen den Aufwand zu minimieren und die Ergebnisse gleichzeitig zu maximieren
  • Weniger Administrationsaufwand sorgt für Verbesserung der Teamproduktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter
  • Das Eliminieren manueller Arbeit ermöglicht mehr Zeit für wichtige Aufgaben, wie z. B. den Verkaufsprozess
  • Keine Lead-Verluste mehr und verbesserte Antwortzeit durch automatische Priorisierung und schnelle Zuweisung
  • Lead-Zuweisung + Monitoring erhöht ebenfalls die Verkaufsgeschwindigkeit: dem Kunden können maßgeschneiderte Angebote vorgeschlagen werden, auf Grundlage seiner Meinungen und Interessen
  • Bessere Reporting- und Analysemöglichkeiten durch zentrales Tracking aller Vorgänge und Tätigkeiten im Vertriebsprozess

Die Vertriebsautomatisierung bringt viele Vorteile mit sich. Sie ist der nächste wichtige Schritt in Richtung Erfolg Ihres Unternehmens. Ihrem Unternehmen können dadurch viele Wettbewerbsvorteile eingeräumt werden. Beachten Sie nur, dass eine Automatisierung kein einmaliger Vorgang ist. Durch die stetige Digitalisierung müssen auch die Prozesse im Unternehmen  immer weiter optimiert werden.

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Matthias Schneider
Senior Account Executive

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