Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse
Der Schlüssel zu mehr Effizienz und Wachstum
In weniger Zeit bedeutend mehr schaffen bei weniger Aufwand und trotz gleichbleibender oder besserer Qualität. Wie wir dabei vorgehen, was dafür nötig ist und welche Punkte es dabei unbedingt zu beachten gilt.
Prozesse automatisieren um Zeit, Geld & Ressourcen zu sparen
Die Automatisierung von Prozessen ist die Königsdisziplin der Digitalisierung. Wer sie meistert, kann fast uneingeschränkt skalieren. Sie erhöht die Effizienz bei der täglichen Arbeit, sie reduziert Fehlerquellen und ermöglicht eine schnellere Reaktionszeit auf Anfragen oder Probleme. Sie kann dazu beitragen, die Kosten zu senken, die nötige Arbeitszeit für wiederkehrende Aufgaben zu reduziert und die Produktivität zu erhöhen. Sie sorgt für Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Prozessen zu erhöhen und die Qualität der Arbeit.
Besonders in Zeiten von fehlendem Personal ist sie von immer größer werdender Bedeutung. Durch den demografischen Wandel und die zunehmende Verknappung von Fachkräften, kann es für Unternehmen immer schwieriger werden, qualifiziertes Personal zu finden und zu halten. Die Automatisierung und der Einsatz von KI kann hier Abhilfe schaffen, indem sie wiederkehrende Aufgaben übernimmt, beschleunigt und damit Ressourcen frei macht.
Gemeinsam können wir den Grad und das Ziel Ihrer Automatisierung planen und umsetzen, um die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu erhöhen und Ihre Zukunftsfähigkeit zu sichern.
„Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse zu optimieren, die Produktivität zu steigern und die Kosten zu senken. Sie ermöglicht es auch, die Qualität der Arbeit zu verbessern und die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Prozessen zu erhöhen“
Steve Jobs
Mit der Automatisierung und dem Einsatz von KI verschaffen Sie Ihrem Unternehmen einen entscheidenden Vorsprung im Markt und in Ihrer Branche.
Bei der Automatisierung folgender Kernbereiche in Unternehmen können wir Sie beraten und diese für Sie oder mit Ihnen technisch umsetzen:
PRAXIS Bsp. Marketing Automatisierung
Ein Beispiel wäre hier ein automatisch erfolgender Versand von E-Mails an bestehende Kunden, die dann bestimmte Trigger beim Klicken oder Betrachten von Produkten oder Kategorien auslösen. Daraufhin könnten später automatische Anzeigen auf sozialen Medien geschalten werden, die auf die Interessen eines bestimmten Kunden abgestimmt sind.
Marketing Automatisierung
Kaum etwas ist leichter zu automatisieren als Marketing Prozesse. Dabei fressen die vielen, immer wiederkehrenden Schritte, einen Großteil der täglichen Arbeitszeit. Zahlreiche CRM Systeme, KI und Automatisierungslösungen helfen aktiv bei der Planung, Umsetzung dem Controlling mit und bieten eine Auswertung in Echtzeit. Dabei werden Marketingkampagnen so angelegt, das die Interaktionen mit Kunden automatisch verfolgt und intelligent auf Verhaltensmuster reagiert werden kann.
Mögliche positive Auswirkungen könnte eine höhere Effizienz bei der Schaltung von Anzeigen sein, da wiederkehrende Aufgaben automatisch erledigt werden, eine höhere Personalisierung und damit eine höhere Relevanz der Marketingmaßnahmen für die Zielgruppe. Da die Ergebnisse automatisch gemessen und ausgewertet werden, steigt die Performance Marketingmaßnahmen.
Automatisierung des Aufgabenmanagement / Arbeiten in Projektgruppen und Teams
Bei der Automatisierung der Prozesse im Aufgabenmanagement kann die Zusammenarbeit und die Kommunikation innerhalb von lokalen und international agierenden Teams erheblich verbessert werden.
Die Zeitersparnis, die bei der Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben und Prozessen entsteht, ermöglicht es Teammitgliedern, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Die systematische Arbeitsweise, die dabei eingeführt wird, liefert genauere und konsistentere Ergebnisse und reduziert das Risiko von Fehlern.
Die Arbeit kann leichter aufeinander abgestimmt werden, wodurch schneller auf Anfragen aus Sales oder Support reagiert werden kann.
Dank höherer Transparenz ermöglicht die Automatisierung den Fortschritt von Aufgaben und Projekten in Echtzeit zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle Stakeholder auf dem gleichen Stand sind. Effizient erledigte Aufgaben und die erleichterte Leistungsmessung sorgen bei den Teams für höhere Motivation und konsistenteren Output, ganz egal von wo aus die Teams arbeiten.
PRAXIS Bsp. Projektmanagement
Einsatz eines KI unterstützten Projektmanagement Tools KI Assistenten führen Protokoll, ordnen Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu und erinnern an Deadlines. Dadurch wird Zeit gespart, die Transparenz erhöht und die Kommunikation im Team verbessert, was zu einer effizienteren und produktiveren Arbeitsweise führt.
PRAXIS Bsp. Marketing Automatisierung
Ein Beispiel wäre hier ein automatisch erfolgender Versand von E-Mails an bestehende Kunden, die dann bestimmte Trigger beim Klicken oder Betrachten von Produkten oder Kategorien auslösen. Daraufhin könnten später automatische Anzeigen auf sozialen Medien geschalten werden, die auf die Interessen eines bestimmten Kunden abgestimmt sind.
Automatisierung des Aufgabenmanagement / Arbeiten in Projektgruppen und Teams
Bei der Automatisierung der Prozesse im Aufgabenmanagement kann die Zusammenarbeit und die Kommunikation innerhalb von lokalen und international agierenden Teams erheblich verbessert werden.
Die Zeitersparnis, die bei der Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben und Prozessen entsteht, ermöglicht es Teammitgliedern, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Die systematische Arbeitsweise, die dabei eingeführt wird, liefert genauere und konsistentere Ergebnisse und reduziert das Risiko von Fehlern.
Die Arbeit kann leichter aufeinander abgestimmt werden, wodurch schneller auf Anfragen aus Sales oder Support reagiert werden kann.
Dank höherer Transparenz ermöglicht die Automatisierung, den Fortschritt von Aufgaben und Projekten in Echtzeit zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle Stakeholder auf dem gleichen Stand sind. Effizient erledigte Aufgaben und die erleichterte Leistungsmessung sorgen bei den Teams für höhere Motivation und konsistenteren Output, ganz egal von wo aus die Teams arbeiten.
PRAXIS Bsp. HR
Ein Unternehmen implementiert Online-Bewerbungsformulare, die an eine HR-Software oder eine spzielle HR Pipeline im CRM angeschlossen sind. Bewerbungen werden vorab nach bestimmten Kriterien gefiltert und zugeordnet, wodurch Zeit für die Bearbeitung und das Screening von Bewerbungen erheblich verkürzt wird. Je nach Phase des Bewerbungsprozesses löst das HR System automatisch Informations EMails mit dem Status der Bewerbung aus oder sagt automatisch ab.
Automatisierung von Human Ressource (HR) Gewinnung und Onboarding Prozessen
Der Prozess der Mitarbeitersuche, Mitarbeitergewinnung, Mitarbeiterauswahl, Mitarbeiterqualifizierung und des Mitarbeiteronboarding ist ein immer wichtigeres Werkzeug um einen permanenten Strom von passendem Personal anzuziehen.
Die Gewinnung beginnt bereits beim digitalen Employer Branding das über verschiedene Kanäle regelmäßig digitale Bewerbungen generiert. Diese können im Anschluss automatisiert gesammelt und verarbeitet werden.
Die Vorauswahl kann mit Hilfe KI-basierter Tools automatisch erfasst und auf bestimmte Kriterien hin geprüft werden.
Teile des darauf folgenden Einladungs- und Testprozesses können automatisiert ablaufen und auch das anschließende Onboarding kann digital erfolgen indem der / die neue Mitarbeitern(in) spezielle automatisierte Quests / Schulungen durchläuft, Lernmaterial konsumiert und die Fortschritte gemessen und ausgewertet werden.
Einige Unternehmen nutzen bereits KI basierte Hiring-Prozessen und KI Chatbots, um die Kommunikation mit Bewerbern zu automatisieren und somit Zeit und Ressourcen zu sparen.
Automatisierung des Kundenservice und Helpdesk Support
Bestehende Kunden sind die beste Quelle für kontinuierlichen Umsatz und planbare Kennzahlen.
Kundenbeziehungen, die bereits bestehen, können sich oft über viele Jahre halten und sind damit auch einer der wichtigsten Faktoren im langfristigen Erfolg eines Unternehmens.
Zufriedene Kunden in langfristige Fans zu verwandeln ist die Königsdisziplin des Kundenservice.
Dank der Automatisierung können im Vorfeld digitalisierte Kundenservice-Prozesse so arrangiert werden, dass Kunden fast sofort eine Antwort oder einen Rückruf erhalten und sogar Entscheidungen über Reklamationen oder Ersatz ganz ohne manuelles zutun getroffen und ausgeführt werden können.
Einflussfaktoren können dabei vielseitig sein und auf der Häufigkeit einer Reklamation, eines Produktes, eines Fehlers oder des Umsatzes und der Regelmäßigkeit einer Kundenbestellung basieren.
PRAXIS Bsp. Customer Support
Im Support eines Online Versandhändlers entscheiden KI und automatisierte Prozesse darüber, ob ein Rückruf erfolgt, ein Produkt ersetzt, beim Kunden verbleibt oder erstattet wird.
Je Kommunikationsintensiver die Branche, desto mehr Sinn macht hier ein teilautomatisierter Prozess der wirklich nur „Härtefälle“ an menschliche Mitarbeiter durchstellt.
In einem weiteren praktischen Beispiel kontaktiert ein KI-Berater Kunden per E-Mail und fragt regelmäßig ab, ob es Wünsche oder Bedarf gibt und ob sie mit dem Service zufrieden sind. Der KI-Berater kann diese Wünsche an den Sales eskalieren oder, falls eine 5-Sterne-Zufriedenheitsbewertung in Aussicht steht, den Kunden auf Bewertungsportale verweisen, um regelmäßig für gute Bewertungen zu sorgen.
PRAXIS Bsp. Sales Automatisierung
Die Automatisierung in der CRM-Software erfasst und priorisiert Leads automatisch, basierend auf ihrem Verhalten und Interaktionen, und ermöglicht personalisierte, automatisierte Follow-ups.
Echtzeit-Pipeline-Überwachung und automatisierte Berichterstattung bieten jederzeit einen klaren Überblick über den Vertriebsstatus und die Leistung.
Zudem verbessert die automatische Protokollierung und personalisierte Kommunikation die Kundenbindung und Effizienz erheblich.
Automatisierung im Sales Prozess
Durch die Integration moderner CRM-Systeme (Customer Relationship Management) wird der gesamte Vertriebsprozess optimiert und teilweise von KI Systemen unterstützt. Von der Lead-Generierung über das Lead-Scoring bis hin zur Nachverfolgung von Kundeninteraktionen.
Die Automatisierung ermöglicht es Vertriebsmitarbeitern, Routineaufgaben zu delegieren und sich stärker auf strategische Tätigkeiten wie den Aufbau und die Pflege von Kundenbeziehungen zu konzentrieren.
Die Zeitersparnis und Effizienzsteigerung, die durch automatisierte Prozesse erzielt werden, tragen zu einer höheren Anzahl von Geschäftsabschlüssen bei.
Darüber hinaus sorgen personalisierte Verkaufs-E-Mails und automatisierte Follow-ups für eine bessere Kundenbindung und einen effizienteren Vertriebsprozess.
Die Erfolgsgeschichten unserer Kunden sprechen für sich:
Rechnerisches Praxisbeispiel
Effizienz durch Automatisierung
Ersparnis / Jahr in €
Ersparnis / Jahr in €
Senkung Zeit pro Fall
Senkung Zeit pro Fall
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Detailbeschreibung:
Ein Vermittler von Finanzierungen beschäftigt 5 Mitarbeiter, um pro Kunde eine Vielzahl wiederkehrender Dokumente während der Geschäftsanbahnung zu erzeugen. Diese setzen sich individuell aus Kundendaten, Kalkulation und Textelementen in Word und Excel zusammen und werden nicht immer unterzeichnet.
Ergebnis der Digitalisierung durch Optimierung des C.O.D.E.® der Digitalisierung:
Dauer für Prüfung der Kundendaten, ggfls. manuelle Intervention, Freigabe, Versand und erstes Nachfassen reduziert sich pro MA auf 10 Min.
Erreichte Effizienzsteigerung / Ersparnis:
= Senkung der Kosten um € 405.000,- pro Jahr.
Sachbearbeiter haben jetzt mehr Zeit für Kundenservice und schaffen bei gleichbleibender Arbeitsleistung deutlich mehr.
Durch neue Vertriebswege und Werbemaßnahmen kann nun größerer Kundenstrom angezogen und bearbeitet werden, ohne das Team vergrößern oder zusätzlich belasten zu müssen.
Optimierung folgender Stellschrauben nach dem C.O.D.E.®
Stellschraube 4
„Digitale Prozesse & Automatisierung“
Stellschraube 8
„Personal & Digitale Skills“
Stellschraube 11
Digitale Markteinführung & -erschließung“
zeitaufwändige, täglich wiederkehrende Arbeiten
Funktionierendes Team mit etablierter Arbeitsweise und guter Kundenstruktur. Erhöhen der täglich möglichen Geschäftsvorfälle.
Rechnerisches Praxisbeispiel
Wachstum durch Automatisierung
Umsatz Plus in €
Umsatz Plus in €
Wachstum Plus
Wachstum Plus
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Detailbeschreibung:
Ein einzelner spezialisierter selbständiger Industrieberater erzeugt abrechnungsfähige fakturierbare Leistungen auf Stundenbasis. Maximale Arbeitsleistung 6h pro Tag * 5 Tage pro Woche * 4 Wochen pro Monat * 10 Monate * € 90,-/h. Maximal mögliches jährliches Ergebnis € 108.000,-
Ergebnis der Digitalisierung durch Optimierung des C.O.D.E.® der Digitalisierung:
Ein neues Akademie-Produkt wird den bisherigen Industriekunden auf monatlicher Abo Basis angeboten. eMail Korrespondenz und regelmäßige vierteljährliche Workshops Live o. per Teams werden inkludiert.
Das Produkt wird für monatliche € 90,- pro Teilnehmer im Abo Modell angeboten und regelmäßig erweitert.
Pro Industriekunde müssen im Durchschnitt 30 Mitarbeiter an verschiedenen Standorten die regelmäßige Schulungspflicht erfüllen, um ein Zertifikat nachweisen zu können.
Erreichtes Wachstum:
Wachstum um 600% im ersten Jahr.
Arbeitszeit wird nun vorwiegend für die eigene Weiterbildung im Thema sowie die Entwicklung, Aktualisierung und Erweiterung der Kurse innerhalb der digitalen Akademie genutzt.
Optimierte Stellschrauben nach C.O.D.E.® Systematik
Stellschraube 5
„Digitales Geschäftsmodell“
Stellschraube 6
„Digitale Produkte & Leistungen“
Stellschraube 11
Digitale Markteinführung & -erschließung“
Systematische Marktanalyse und Entwicklung neuer reproduzierbarer Produkte.
Welche Produkte bedienen die Nachfrage der Kunden und lösen deren Problem? Wie kann Spezial Know-how multipliziert werden?
Fragen & Zweifel zum Einsatz von Automatisierung & KI
Wenn Kunden hören, dass sie durch Automatisierung & KI Kosten sparen und gleichzeitig skalieren können, kommen oft berechtigte Zweifel auf.
Hier sind einige der häufigsten Bedenken:
Hohes Investitionsrisiko:
Zweifel: „Die Implementierung von Automatisierungslösungen erfordert eine hohe Anfangsinvestition. Was, wenn sich diese Investition nicht amortisiert?“
Antwort: Automatisierungslösungen sind oft skalierbar und können schrittweise implementiert werden, um das Risiko zu minimieren. Außerdem bieten viele Anbieter flexible Zahlungsmodelle, die den finanziellen Druck mindern.
Technologische Komplexität:
Zweifel: „Unsere Mitarbeiter haben nicht die technischen Fähigkeiten, um komplexe Automatisierungssysteme zu verwalten.“
Antwort: Moderne Automatisierungstools sind benutzerfreundlich und erfordern oft nur minimale technische Kenntnisse. Zudem bieten wir Schulungen und kontinuierliche Unterstützung an, um Ihr Team fit zu machen.
Ich muss mich an das System anpassen:
Zweifel: „Unser Unternehmen hat sehr spezielle Anforderungen. Wird eine generische Automatisierungslösung wirklich zu uns passen?“
Antwort: Jede Automatisierungslösung kann individuell an die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse Ihres Unternehmens angepasst werden. Unsere Experten arbeiten eng mit Ihnen zusammen, um maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln.
Angst vor Arbeitsplatzverlusten:
Zweifel: „Wird die Automatisierung Arbeitsplätze in meinem Unternehmen gefährden?“
Antwort: Automatisierung soll Ihre Mitarbeiter nicht ersetzen, sondern ihnen helfen, effizienter zu arbeiten. Dadurch können sie sich auf wertschöpfende und kreative Aufgaben konzentrieren, was letztlich die Mitarbeiterzufriedenheit und die Innovationskraft des Unternehmens steigert.
Es ist unsicher:
Zweifel: „Automatisierung bedeutet, dass viele Daten digital verarbeitet werden. Wie sicher sind unsere Daten?“
Antwort: Sicherheit steht bei uns an erster Stelle. Wir nutzen die neuesten Sicherheitsstandards und -technologien, um Ihre Daten zu schützen. Zudem bieten wir regelmäßige Audits und Sicherheitsüberprüfungen an.
Wir wollen unsere persönliche Note nicht verlieren:
Zweifel: „Wie wirkt sich Automatisierung auf den persönlichen Kontakt und die Kundenbindung aus?“
Antwort: Automatisierung kann Routineaufgaben übernehmen, sodass Ihre Mitarbeiter mehr Zeit haben, sich auf den persönlichen Kontakt mit Kunden zu konzentrieren und so die Kundenbindung zu stärken.
Ich zweifle an der Skalierbarkeit meines Unternehmens:
Zweifel: „Ist die Automatisierung wirklich skalierbar, wenn unser Unternehmen wächst?“
Antwort: Automatisierungslösungen sind so konzipiert, dass sie mit Ihrem Unternehmen wachsen. Sie sind flexibel und anpassbar, sodass sie sich leicht an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen lassen.
Gemeinsam mit uns zur schlüsselfertigen Lösung
1. IST Aufnahme
Wir besprechen mit Ihnen und Ihrem Team Ihre indiviuellen Anforderungen und Wünsche. Dabei analysieren wir die aktuellen Prozesse, die Struktur und Ihre Abläufe.
2. Analyse
Wir bewerten die Anforderungen und Wünsche und legen fest, wie diese optimal erfüllt werden können. Darauf aufbauend fixieren wir den Projektumfang, den Zeitrahmen sowie das Budget.
3. Lösung
Ausgehend von unseren Erfolgen mit dem C.O.D.E. der Digitalisierung erarbeiten wir einen speziell auf Ihre Anforderungen ausgerichteten Lösungsansatz den wir Ihnen vorstellen.
4. Umsetzung
Wir richten die ausgewählten Systeme, Prozesse und Schnittstellen in Ihrem Unternehmen ein. Für die reibungslose Umstellung schulen und begleiten wir Sie und Ihre Mitarbeiter.
Kunden über uns
Hubert Romer
Die Weltmeister der Digitalisierung! Echte Profis mit denen man gemeinsam einfach jeden digitalen Engpass meistern kann.
Felix Hoffmann
Digital Officer, Stadtwerke Mühlheim
Seit der Umstellung unserer ERP, CRM und Lieferauftragssprozesse fanden tausende neuer Kunden über die neuen digitalen Wege ihren passenden Vertrag und die passende Strom & Erdgas Versorgung.
Matthias Lange
Gründer von LEX, Explosionsschutz-Experte
Das perfekte System wenn man keine Zeit für EXPerimente verlieren will!
Matthias und sein Team kennen die Prozesse der Großen und wissen was man tun muss, um genau dorthin zu kommen.
Christian Ullrich
Uneingeschränkt empfehlenswert. Die Investition in eine nachhaltige Digitalisierung ist eine Entscheidung die für uns völlig außer Frage steht und ein muss für jeden Unternehmer der mehr aus seinen Ideen und Visionen machen will.
Famian v. L
Als Vorreiter des digitalen Infobussines unterstützen wir unsere anspruchsvollen Kundenclientel dabei die besten Konditionen und Vorteile gegenüber herkömmlichen Reisen zu erhalten. Gemeinsam entwickelten wir unsere komplexen digitalen Plattformen mit denen wir unsere Kunden online betreuen und unseren Erfolg als Marktführer ausbauen konnten. Matthias Schneider und sein Team trugen einen maßgeblicher Teil dazu bei.
Hartmut P.
Als Traditionsunternehmen dessen Wurzeln bis ins Jahr 1815 zurückreichen sind wir einer der Martführer bei Produktion und Einsatz von Kupfersalzen in den Bereichen Pflanzenschutz und Industriechemikalien. Herr Schneider und sein Team begleiten uns bereits seit dem Jahr 2008 bei der Planung und Umsetzung unserer digitalen Strategie. Wir schätzen ivato als zuverlässigen und einfallsreichen Partner und können Herrn Schneider uneingeschränkt empfehlen.
Enthüllt: Die Geheimnisse der Digitalen Transformation – Erfahren Sie, wie Sie Ihr Geschäft revolutionieren können!
Es gibt eine einzigartige Methode, um Ihr Unternehmen an die Spitze der digitalen Transformation zu befördern ist das meistern der Automatisierung.
Unabhängig von der Größe oder Komplexität eines Unternehmens, kann es in Stellschrauben eingeteilt werden. Diese Stellschrauben greifen wie die Zahnräder eines Uhrwerks ineinander. Kleine, gezielte Änderungen an einer Stellschraube können schon gravierende Veränderungen auslösen – und den Erfolg des Unternehmens maßgeblich beeinflussen.
Erfahren Sie mehr über die 12 Stellschrauben, wie Sie in der Praxis eingesetzt werden können und welche Fehler Sie bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens unbedingt vermeiden sollten.
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