Lean-Management in der Praxis: Mit Gemba Walks zum Unternehmenserfolg

Lean-Management in der Praxis: Mit Gemba Walks zum Unternehmenserfolg

Sie möchte Ihr Unternehmen zum Erfolg führen? Dann sollten Sie es zuerst richtig kennenlernen!  Geschäftsführer müssen Prozesse erkennen und verstehen. Vom Büro aus gestaltet sich das oft schwierig. Sie sollte dort beobachten, wo die Arbeit der Team stattfindet. Sie sollten Gemba Walks durchführen!
Der Gemba Walk ist ein wesentlicher Teil des Lean-Managements. Doch was bedeutet das konkret? Wir haben für Sie die wichtigsten Themen rund um die Gemba Walks zusammengestellt.

Was ist Lean-Management?

Lean-Management (dt. “schlankes Management”) beschreibt einen Ansatz der Unternehmensführung bei dem alle Arbeitsprozesse kontinuierlich verbessert werden. Lean Management sieht Fehler als Chance zur Verbesserung. Es findet eine Prozessoptimierung statt, bei der Verschwendungen minimiert und Prozesse harmonisiert werden sollen. Das Ziel ist es eine prozessorientierte Unternehmensführung hervorzubringen, welche mit höchstmöglicher Effizienz die Abläufe gestaltet. Lean-Management ist aber viel mehr als eine Methode zur Prozessoptimierung. Es ist eher eine Art zu Denken für Mitarbeiter und Führungskräfte. Probleme werden sichtbar gemacht und Unternehmensprozesse kontinuierlich zu verbessert. Und das über alle Unternehmensbereiche hinweg.
Das kann ebenfalls die Motivation alle Beteiligten steigern.
Lean-Management kann die gemeinsame Verantwortung innerhalb des Unternehmens stärken. Es geht darum, den Menschen, die die Aufgabe erfüllen dabei zu vertrauen, dass diese wissen, wie es gemacht werden sollte. Fehler sollten dabei nicht direkt verurteilt, sondern als Chance für neue Verbesserungen gesehen werden. Probleme werden zu neuen Weiterentwicklungsmöglichkeiten.
Durch einige Lean-Methoden lässt sich das Vermeiden von Verschwendung und die dadurch erhöhte Wertschöpfung entlang der Supply Chain sehr gut managen.
Eine dieser Methoden, welche sich in den letzten Jahren immer mehr innerhalb des Lean-Managements etabliert hat, ist dabei der Gemba Walk.
Er befähigt Manager und Führungskräfte den tatsächlichen Arbeitsprozess zu beachten und in Kontakt mit Ihren Mitarbeitern zu treten. Neben der Wissensgewinnung über die Prozesse, kann durch den Gemba Walk eine kontinuierliche Verbesserung Dieser stattfinden.

Was ist ein Gemba Walk?

Das Wort Gemba stammt aus dem japanischen und bedeutet so viel wie „der wahre Ort“. Für das Lean-Management beschreibt der Begriff den wichtigsten Ort der Arbeitsprozesse. Also dort, wo die hauptsächliche Arbeit stattfindet. Für einen Hersteller könnte das eine Fabrik sein oder für einen Friseur der Salon.
Entwickelt wurde das Prinzip von dem japanischen Wirtschaftsingenieur und Geschäftsmann Taiichi Ohno. Es geht im Grundgedanken darum, dass Führungskräfte Ihren Alltag verlassen, die Arbeit im Unternehmen beobachten und dabei Beziehungen zu Ihren Mitarbeitern aufbauen.
In der Praxis bedeutet das durch den Arbeitsort zu gehen und durch aktive Kommunikation und Zuhören Probleme in den Prozessen aufzuklären. Wichtig ist dabei der Fokus auf die Schwachstellen im Prozess: Es geht nicht darum die Fähigkeiten der Teams zu bewerten!
Die richtige Vorbereitung und Planung erleichtert Ihnen viel Arbeit beim Gemba Walk. Befolgen Sie die folgenden Teilschritte für ein effektives Ergebnis.

Der effektive Gemba Walk in 9 Schritten

1 Das Team vorbereiten
Bevor Sie beginnen, sollten Sie Ihr Team über das Vorhaben aufklären. Erkläre, was ein Gemba Walk ist und warum es wichtig ist. Kooperation der Mitarbeiter ist sehr wichtig. Sie sollten Sich während der Beobachtung wohlfühlen und kooperieren.
2 Ein Thema wählen
Um den Gemba Walk effektiver zu gestalten, sollten Sie ein Fokusthema wählen. Das kann z. B. die Produktivität, Kosteneffizienz oder die Sicherheit sein. Anhand des Themas wird eine Fragenliste für die Mitarbeiter vorbereitet.
3 Dem Wertstrom folgen
Verfolgen Sie die Wertschöpfungskette, um Bereiche mit einem potenziell hohen Anteil an verschwenderischen Tätigkeiten zu identifizieren. Der Wert verschiedener Aktivitäten sollte verglichen werden und unnütze, arbeitsaufwendige Elemente eliminiert werden. Das steigert die Effizienz.
4 Fokus auf Prozesse, nicht auf Menschen
Oft weichen Manager vom eigentlichen Fokus des Gemba Walks ab. Es ist wichtig, dass Sie nicht die Leistungen und Fähigkeiten der Teammitglieder bewerten oder kritisieren. Es geht einzig und allein darum Prozesse zu beobachten und zu verbessern. Andernfalls könnte es passieren, dass Ihre Mitarbeiter eher Widerstand leisten und nicht kooperieren.
5 Beobachten statt Handeln
Sie sollten alle Beobachtungen und Aussagen der Mitarbeiter aufzeichnen bzw. notieren. Aber Vorsicht! Suchen Sie nicht direkt nach einer Lösung. Es ist besser erst nach Abschluss des Walks eine Analyse durchzuführen. Das sorgt für einen besseren Gesamtüberblick.
6 Gehen Sie in Teams
Kollegen aus anderen Abteilungen könnten Ihnen helfen, neue Sichtweisen zu integrieren. Diese Stellen oft andere Fragen und können Fehler aufdecken, die Sie eventuell übersehen hätten.
7 Der Zeitplan
Für ein ideales Ergebnis sollten Sie Ihren Gemba Walk zu unterschiedlichen Zeiten an unterschiedlichen Tagen wiederholen. So können Veränderungen in der Arbeitsweise erkannt werden. Bestimmte Probleme könnten nur zu bestimmten Zeiten auftreten.
8 Follow-up
Infomieren Sie Ihr Team über alle Erkenntnisse des Vorgangs. Auch wenn es keine Ergbnisse hervorgebracht hat. Evaluieren Sie den Gemba Walk gemeinsam und halten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden.
9 Walk again
Haben Sie einen Gemba Walk absolviert, evaluiert und anschließend Prozesse verbessern können? Das ist großartig! Nun sollten Sie zukünftig den gleichen Walk noch einmal wiederholen, um zu sehen, wie die Veränderungen in der Praxis funktionieren und ob sie den gewünschten Erfolg mit sich bringen. Beziehen Sie Ihre Teams mit ein und treten Sie in einen Austausch über die Arbeitsvorgänge und Empfindungen ihrer Mitarbeiter.
Ein Gemba Walk bedarf viel Planung und Zeit für die Durchführung. Warum sollten Sie als Manager sich diese Zeit nehmen? Hier kommen ein paar Vorteile, die die Methode mit sich bringt!

Fragen für Ihren Gemba Walk

Wie bereits erwähnt sollten Sie für Ihren Gemba Walk eine Checkliste mit verschiedenen Fragen vorbereiten.
Die folgenden 3 Fragen, sollten in der Liste enthalten sein.
Frage 1: Was soll passieren?
Betrachten Sie den Standardprozess, dokumentieren Sie Arbeitsanweisungen:

• Wie sollte der Ablauf sein?
• Wo ist der Ablauf dokumentiert?
• Welche Vorschriften gibt es?

Frage 2: Was passiert wirklich?
Hier kommt es zur Problemerfassung (wenn eines aufgetreten ist). Um zum Kern des Problems vorzudringen, sollten Sie folgende Teilfragen stellen:

• Was ist genau passiert?
• Wo ist das Problem aufgetreten?
• Wann ereignete sich der Vorfall?
• Wer war daran beteiligt? Wer hat das Problem entdeckt?
• Welche Auswirkungen sind durch das Problem entstanden?

 
Frage 3: Erkläre!
Die dritte Frage ist eine Aufforderung. Die Mitarbeiter, die am Prozess beteiligt sind, sollen erklären, wie es aus ihrer Sicht zum Problem gekommen ist. Das wir schriftlich oder als Tonaufnahme dokumentiert. Durch das Gespräch kann die Ursache herausgefunden werden. Viele Unternehmen können von Gemba Walks profitieren. Beobachtungen, aktive Kommunikation und Zuhören können Probleme in den Prozessen aufklären! Optimierungen, Vertrauens-, Qualitäts- oder Produktivitätssteigerung: Das alles und noch viel mehr erwartet Sie, wenn Sie den Gemba Walk wagen.
Natürlich ist es vor allem in Corona-Zeiten zwischen Home-Office und 3G Regeln schwierig ein solches Projekt umzusetzen. Wir verraten Ihnen gern, wie Sie den Gemba Walk auch digital abbilden können.

IHR ANSPRECHPARTNER

Sie benötigen Hilfe bei der Planung und Durchführung Ihres Gemba Walks? 

Ivato ist der richtige Ansprechpartner!

Matthias Schneider
Senior Account Executive

Telefon +49 (0) 341 900 3993

Die Vorteile auf einen Blick

• Probleme erkennen, wo sie entstehen: Ein Gemba Walk kann schlummernde Optimierungspotenziale aufdecken
• Bessere Einbindung der Mitarbeiter und Beziehungsaufbau mit Vertrauensbasis
• Respekt und Kooperation werden vorangetrieben
• Ganzheitliche Verbesserung der Unternehmensqualität
• Prozessoptimierung aus der Sicht der Mitarbeiter wirkt sich positiv auf dem Gesamtruf des Unternehmens aus
• Hierarchien werden abgeflacht: die Mitarbeiter bekommen das Gefühl gehört zu werden und die Produktivität steigt