Krisenmanagement Unternehmen -

Businessprozesse richtig umstellen

Jetzt ist die Zeit gekommen um als Unternehmer oder Unternehmensleiter schnelle Entscheidungen zu treffen. Dabei geht es bei einigen um nicht weniger als das Überleben der Firma und wenn nicht, dann wenigstens darum möglichst ohne Verluste die eigenen Geschäftsabläufe auf Kurs zu halten.

Digitalisierung ist über Nacht eines der dringlichsten Dinge auf fast jeder Agenda zum Thema Krisenmanagement Unternehmen geworden.

Und wir beobachten Szenen wie aus einem Endzeitfilm: Worüber früher ewig lang geredet wurde, wird (und muss) jetzt in kürzester Zeit entschieden werden. Wofür früher oft Jahre eingeplant wurden, muss nun zwangsläufig in wenigen Wochen passieren. Oft einfach aus Überlebensangst.

Das ist Entscheidungsfindung auf Weltmeisterniveau: Plötzlich schreiben Unternehmen über Facebook und posten auf Instagram. Man sitzt in Online Meetings hoch dekorierten Entscheidungsträgern gegenüber, die im T-Shirt in häuslichen Arbeitszimmern mit Ikea Regal, Obi Deckenleuchte und offen stehender Tür Anweisungen aus der Ferne geben.

Und für all diejenigen, die sich immer schon gefragt haben, was es mit dieser Digitalisierung in Bezug auf Geschäftsprozesse auf sich hat, kommt nun der Tritt der Erkenntnis. Recht unsanft, aber dafür mit Nachdruck. Diese Entwicklung war längst überfällig und zwingt uns nun gemeinschaftlich dazu auf die Marktgegebenheiten zu reagieren. Und das schneller als uns allen lieb ist.

Als Agentur sind wir nun fast 20 Jahren in dieser Branche unterwegs und möchten hier aus unserer täglichen Praxis, einen allgemein gültigen Algorithmus teilen. Mit seiner Hilfe können Geschäftsprozesse eines jeden Unternehmens an die so dringlich gewordenen Anforderungen angepasst werden.

Wir hoffen, Sie nehmen diesen Gedanken mit und teilen ihn mit Ihren Marktbegleitern und Mitunternehmern. Als Digitalisierungsberater möchten wir einen kleinen Einblick in unsere Arbeit geben und zeigen, wie wir mit unseren Kunden (optimalerweise schon vor einer Krise) mögliche Bedrohungsszenarien der jeweiligen Branchen identifizieren und aushebeln:

1. Der Anti-Krisen-Workshop

Der Anti-Krisen-Workshop ist dafür da im Vorfeld einen Plan zu erstellen. Dabei ist es wichtig Abstand von täglichen Problemen zu bekommen und eine Vogelperspektive einzunehmen. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit sich ein paar Schritte von der Intensität und den Emotionen des Moments zu entfernen und den Sachverhalt aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten. Am Ende dieses äußerst wirksamen Workshops halten die Teilnehmer ein finales Meeting ab, um die Szenarien eingehend zu betrachten und zu reflektieren. Daraus sollten anschließend wenigstens 3 wichtige Fragen hervorgehen, die im Fall der aktuellen Krise so lauten könnten:
  • Wie würde die Digitalisierung in der Zukunft Ihrer Firma praktisch aussehen? In welcher Weise kann digitale Technologie die Kunden und die Art Geschäfte zu machen radikal verändern?

 

  • Welche Faktoren würden die Beziehung zwischen Arbeitnehmern und Unternehmen im Jahr 2060 beeinflussen? Man kann z. B. davon ausgehen, dass Mitarbeiter in Zukunft sehr technisch gesteuerte Arbeitsplätze besitzen und hierdurch schneller ihren Job wechseln könnten. Dies wiederum würde bedeuten, dass das Anreiz-Model, der Mitarbeiter Onboarding Prozess, und die tägliche Arbeit dieser Struktur angepasst werden müsste.

 

  • Welche Konditionen werden die zukünftigen Märkte bestimmen? Welche Auswirkungen könnten politische oder gesetzliche Faktoren auf den Trend der Globalisierung haben?
    Wie werden sich Schlüsseltechnologien entwickeln?

 

Die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter, Kunden und Partner steht dabei an oberster Stelle. Im Fall der aktuellen Krise muss entschieden werden, ob persönliche Präsenztermine überhaupt noch zielführend sind. Bleiben wir beim Vor-Ort-Termin? Was ist mit internen Meetings? Abgesehen von kurzfristigen Effekten sollten dabei auch die gesetzlichen Regelungen mit einbezogen werden. Wie werden Ihre Mitarbeiter über längere Zeit und auf die Ferne arbeiten? Wie wird die Arbeitszeitgestaltung arrangiert? Was machen wir mit Mitarbeitern, die ihre Kinder nicht in die Schule oder in den Kindergarten bringen können? Dabei sollte Sie genau abwägen, wie Sie als Unternehmen zum Nutzen und Mehrwert der Menschen in Ihrem Umfeld beitragen können.

2. Umstellung auf Home Office

 

Ein weiterer Pfeiler des Krisenmanagements im Unternehmen ist die Umstellung der Büroarbeiten auf Teleworking und Home Office sowie die Online Anpassung des Kundenservices und des Vertriebsapparates auf Fernwartung. Viele Unternehmer staunen, wie viele Dinge auch aus der Ferne gelöst werden können, ohne dass ein Mitarbeiter vor Ort ist. Für diese Arbeitsweise stehen zahlreiche kostenfreie als auch kostenpflichtige Tools zur Verfügung und nicht wenige von ihnen lösen mehrere Probleme auf einmal:

 

  • Sie ermöglichen die Fernarbeit.

 

  • Die Tools bieten automatisierte Lernmöglichkeiten über Webinare, digitale Lern-Plattformen oder die Organisation eigener Online Kurse für Mitarbeiter und Kunden an.

 

  • Sie ermöglichen das Management von Veranstaltungen und Konferenzen (auch virtuell).

 

  • Die Programmen eröffnen zudem die Möglichkeit für Online-Verkaufs und Beratungsgespräche.

 

  • Sie können des Weiteren auch online Menschen anhand ihres Ausweises ohne Präsenztermine oder ohne eine postalische Identifikation verifizieren. 

 

  • Abschließend können Sie auch im Kunden-Support oder Helpdesk helfen Anfragen sinnvoll zu sortieren und abzuarbeiten.

Hier finden Sie eine kleine Liste von Tools, die wir selbst nutzen und die auch Ihnen die Arbeit erleichtern werden:

1. Zoom
2. Skype
3. Microsoft Teams
4. Google Docs
5. Google Classroom
6. Trello
7. Meistertask
8. Hubspot

Wie man die Arbeit schnell und effektiv auf Home Office umstellen kann und welche Tools Ihre Arbeitsprozesse optimal ergänzen, können wir Ihnen gern im Rahmen eines Digitalisierungs-Workshops zeigen, den wir online abhalten. Als BMWi geprüfte Berater des “go digital” Förderprogramms des Bundes können Sie sich dies auch finanziell fördern lassen. Sprechen Sie uns gern darauf an.

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3. durchdachte Prozessoptimierung

 

Aber was passiert, wenn es für die eigenen Prozesse zur effektiven Organisation noch keine verfügbaren digitalen Lösungen auf dem Markt gibt? In diesem Fall ist es möglich nach genauerer Absprache eine auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmte Lösung zu entwickeln.

Es ist erstaunlich, welche Vereinfachungen ein gut eingerichtetes Customer Relationship Management bereits in der einfachsten Version bietet: Diese Programme bilden mittlerweile ganze Unternehmensstrukturen ab und analysieren präzise das Verhalten von Nutzern und Kunden. Damit automatisieren sie langfristig redundante Prozesse. Zudem enthalten sie bereits viele für den modernen Arbeitsalltag relevante Lösungen wie IP Telefonie, Workflows, Lernplattformen usw. und helfen dem Mitarbeiter so dabei den eigenen Job schnell und effektiv zu erledigen.

4. Verkauf und Vertrieb in Krisenzeiten

Des Internet bietet bereits seit Jahren zahlreiche Optionen sich wiederholende Prozessen im Bereich Marketing & Vertrieb zu automatisieren. Dabei folgt am Ende alles einem standardisierten Regelwerk, das genau auf die Produkte und den Kunden abgestimmt ist und durch die Möglichkeiten des Online Marketings in Gang gebracht wird. Gern gewählte Rubriken sind u. a. diese:
  • Produktkonfiguratoren helfen dem Kunden sich selbst das passende Produkt zusammenzustellen und schonen somit Ihre Ressourcen.

 

  • Intelligente Preisrechner zeigen den tagesaktuellen Preis für angebotene Produkte wie Strom- oder Gastarife an.

 

  • Systeme zur automatisierten Angebotserstellung sparen dem Vertriebler wertvolle Zeit und ermöglichen es ihm schneller auf Kundenwünsche zu reagieren.

 

  • Online Shop Systeme verkaufen Produkte 24 Stunden und das 365 Tage im Jahr.

 

  • Mit Virtual und Augmented Reality kann der geneigte Kunde sich schon Details des Produkts im virtuellen Raum ansehen, bevor er es kaufen wird.
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5. Der Schlüssel: Online Marketing

 

Leider verfügen aktuell nur die wenigsten Konzerne oder Unternehmen über ein speziell ausgebildetes Team, welches gut vorbereitet und schnell auf Krisensituationen reagiert. Selbst ein einfacher Kommunikationsplan, der abbildet wie im Unternehmen und außerhalb in Zeiten der Krise kommuniziert wird, fehlt fast überall. Das sollte schleunigst geändert werden.

Wir leben in prekären Zeiten. Um einen Plan machen zu können empfiehlt es sich die offenkundigen Spezialisten zu den jeweiligen Sachgebieten aus dem eigenen Unternehmen zusammenzubringen. Gemeinsam erstellen sie dann eine erste Liste von Abteilungen, möglichen Szenarien und Ereignissen, die Sie in Ihren Kommunikationsplan miteinbeziehen möchten. Diese können dann nach Wahrscheinlichkeit und auch nach Priorität geordnet werden.

Wichtig ist insbesondere die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes sowie die Sicherheit der Mitarbeiter und Kunden an den verschiedenen Standorten.

Dabei stechen Social Media Kanäle als geeignete Plattform authentischer Kommunikation hervor. Gut arrangierte Krisenkommunikation kann hier beispielsweise in Form einer kurzen Videoansprache oder mit einem Einblender betrieben werden. Das zeugt von Professionalität im Umgang mit der Situation.

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Als Unternehmensberatung und Digitalisierungsberater helfen wir Unternehmern auch in schwierigen Zeiten. Wir bieten eine kostenfreie Konsultation um gemeinsam über Digitalisierungsmöglichkeiten in Ihrer Firma zu sprechen und Potenziale für schnelle Maßnahmen abzuschätzen.

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Matthias Schneider
Senior Account Executive

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