Mythos Produktkonfigurator: Wie ein kleines Tool Millionen erwirtschaften kann.

Ein Kunde beantwortet einige Fragen, wählt Optionen aus – und wenige Augenblicke später entsteht daraus ein Produkt, ein Preis, eine qualifizierte Anfrage oder sogar ein fertiger Auftrag.

Was heute selbstverständlich klingt, war vor über 20 Jahren noch ziemlich ungewöhnlich. Damals haben wir einen unserer ersten Konfiguratoren für Stadtwerke entwickelt. Inzwischen haben wir hunderte solcher Lösungen für unterschiedlichste Produkte, Dienstleistungen und Branchen umgesetzt.

Von Stromtarifen über Wintergärten, Druckprodukte, Versicherungen, Reisen und Werkzeugmaschinen bis hin zu Explosionsschutzberatung und technischem Expertenwissen.

Dabei ist eines über die Jahre immer gleich geblieben: Ein guter Produktkonfigurator ist weit mehr als ein Formular mit ein paar Auswahlfeldern.

Ein guter Konfigurator macht Wissen, Preise, Produkte und Prozesse digital nutzbar.

Was ist ein Produktkonfigurator?

Ein Produktkonfigurator ist eine Software, die aus verschiedenen Daten, Regeln, Optionen und Abhängigkeiten ein konkretes Produkt oder eine Leistung zusammenstellt.

Der Nutzer muss die Komplexität dahinter idealerweise überhaupt nicht kennen. Er beantwortet beispielsweise Fragen zu Größe, Material, Einsatzgebiet, Leistung, Stückzahl, Standort oder Budget. Der Konfigurator prüft im Hintergrund, welche Möglichkeiten zusammenpassen und führt den Nutzer Schritt für Schritt zu einem Ergebnis.

Das Ergebnis kann beispielsweise sein:

• ein individuell zusammengestelltes Produkt,
• ein konkreter Preis,
• eine qualifizierte Anfrage,
• ein automatisch vorbereitetes Angebot,
• eine technische Produktauswahl,
• eine Bestellung,
• eine Produktionsdatei
• oder sogar eine konkrete Handlungsempfehlung.

Deshalb kann ein solcher Konfigurator je nach Aufgabe auch Preisrechner, Tarifrechner, Angebotskonfigurator, Produktfinder, Guided-Selling-System oder Bestandteil einer CPQ-Lösung sein.

Die entscheidende Frage lautet nicht: Welche Software brauchen wir? Sondern: Welche Entscheidung, Berechnung oder Wissensleistung möchten wir digital abbilden?

Dieses kleine Tool hat Millionen erwirtschaftet

Ich erinnere mich noch gut an die Zeit, als die Liberalisierung des Strommarktes die Energiebranche auf den Kopf stellte. Plötzlich konnten Kunden ihren Stromanbieter frei wählen – unabhängig davon, wem das Stromnetz vor Ort gehörte.

Gleichzeitig mussten Netzbetreiber ihre Netze für andere Anbieter öffnen und entsprechende Netzentgelte berücksichtigen.

Klingt kompliziert? Ist es auch.

Gemeinsam mit einem unserer Stadtwerke-Kunden entstand deshalb die Idee für einen kleinen Konfigurator.

Der Kunde sollte lediglich seine Postleitzahl und seinen Jahresverbrauch eingeben. Im Hintergrund prüfte das System das Versorgungsgebiet, verfügbare Produkte, Verbrauchsstufen, Preise und weitere Parameter und errechnete daraus innerhalb weniger Sekunden einen passenden Tarif.

Anschließend konnte der Kunde direkt online bestellen.

Wir nannten ihn liebevoll Tarifrechner.

Aus diesem vermeintlich kleinen Tool wurde später ein Produkt, das über die Jahre zweistellige Millionenumsätze erwirtschaftete.

Zumindest bei uns. Bei den Unternehmen, die solche Systeme im Vertrieb einsetzten, war die dadurch ermöglichte Wertschöpfung entsprechend noch deutlich größer.

Und das Interessante daran: Die grundlegende Idee funktioniert bis heute.

Warum ein Produktkonfigurator für Unternehmen so interessant sein kann

Der größte Fehler ist aus unserer Sicht, einen Konfigurator lediglich als zusätzliche Funktion einer Website zu betrachten.

Richtig entwickelt kann er gleichzeitig Vertrieb, Beratung, Kalkulation und interne Prozesse verändern.

Kunden werden vorqualifiziert

Statt einer Anfrage wie „Ich interessiere mich für einen Wintergarten“ erhält der Vertrieb bereits Informationen zu Größe, Vorstellungen, Standort, Budget und weiteren relevanten Anforderungen.

Der Verkaufsprozess beginnt nicht mehr bei null.

Angebote können schneller erstellt werden

Wenn relevante Daten bereits strukturiert vorliegen und Preis- beziehungsweise Produktregeln im System hinterlegt sind, entfallen zahlreiche Rückfragen und manuelle Arbeitsschritte.

Fehler können vermieden werden

Ein regelbasierter Konfigurator kann Kombinationen verhindern, die technisch oder wirtschaftlich nicht sinnvoll sind. Bestimmte Optionen können abhängig voneinander ein- oder ausgeblendet werden. Grenzwerte und Berechnungen lassen sich automatisch berücksichtigen.

Expertenwissen wird skalierbarer

Besonders interessant wird es, wenn eine Leistung normalerweise nur von Mitarbeitern mit jahrelanger Erfahrung erbracht werden kann.

Dann steckt ein erheblicher Teil des Unternehmenswertes in den Köpfen einzelner Menschen.

Ein individueller Konfigurator kann einen Teil dieses Wissens in Fragen, Regeln, Entscheidungspfade und Abhängigkeiten überführen.

Der Konfigurator kann direkt mit anderen Systemen verbunden werden

Ein moderner Produktkonfigurator muss nicht bei einem Kontaktformular enden. Die gewonnenen Daten können direkt an CRM-, ERP-, Shop-, Payment- oder Produktionssysteme übergeben werden.

Produktkonfigurator Beispiel: Von 10 auf bis zu 100 Angebote

Für einen Anbieter von Wintergärten, Terrassenüberdachungen und größeren Fensterlösungen entwickelten wir bereits um 2010 einen webbasierten Konfigurator.

Die Ausgangssituation dürfte vielen mittelständischen Unternehmen bekannt vorkommen: Interessenten riefen an, schickten Anfragen, kamen persönlich vorbei oder übermittelten nur einen Teil der Informationen, die für ein vernünftiges Angebot benötigt wurden.

Anschließend musste das Backoffice immer wieder dieselben grundlegenden Fragen stellen.

Wir drehten diesen Prozess um.

Interessenten wurden über Landingpages, Werbung und Suchmaschinen auf passende Referenzprojekte geführt und konnten anschließend über einen Konfigurator ihre Wünsche beschreiben.

Dabei wurden unter anderem Abmessungen, Vorstellungen und weitere Projektdaten abgefragt. Gleichzeitig erklärte das System verschiedene Möglichkeiten, sodass auch Kunden ohne technisches Vorwissen Schritt für Schritt durch die Konfiguration geführt wurden.

Die Informationen wurden anschließend an ein angebundenes CRM-System übergeben.

Der Effekt war enorm: Wo zuvor ungefähr 10 Angebote bearbeitet werden konnten, waren später laut Projekterfahrung etwa 50 bis 100 möglich.

Nicht weil die Mitarbeiter plötzlich zehnmal schneller gearbeitet haben. Sondern weil ein erheblicher Teil der Informationsbeschaffung und Vorqualifizierung bereits automatisiert erfolgt war.

Produktkonfigurator Beispiel: Expertenwissen digitalisieren

Ein komplett anderer Anwendungsfall entstand für ein Beratungsunternehmen im industriellen Explosionsschutz.

Hier bestand die Herausforderung nicht in verschiedenen Farben oder Produktgrößen.

Das eigentliche Produkt war Wissen.

Für die Bewertung industrieller Anlagen mussten zahlreiche Faktoren berücksichtigt werden: Stoffarten, Gefahrenpotenziale, Vorsorgemaßnahmen, räumliche Situationen und viele weitere Abhängigkeiten.

Ein erheblicher Teil dieses Spezialwissens war ursprünglich an den Unternehmensinhaber gebunden. Das erschwerte Wachstum, denn weitere Mitarbeiter mussten erst einen vergleichbaren Wissensstand aufbauen.

Gemeinsam strukturierten wir deshalb über mehrere Monate dieses Wissen und übersetzten es in eine digitale Entscheidungslogik.

Das System bekam intern den Namen Lexomat.

Eine vereinfachte Variante ermöglichte Interessenten, ihr Projekt vorzuqualifizieren. Eine deutlich umfangreichere interne Version unterstützte Mitarbeiter bei der systematischen Aufnahme und Bewertung komplexer Projekte.

Das System stellte Detailfragen, griff auf eine Wissensbibliothek zurück und konnte auf mögliche Problemstellungen aufmerksam machen.

Aus schwer skalierbarem Expertenwissen entstand so ein digital unterstützter und reproduzierbarer Beratungsprozess.

Mitarbeiter erhielten einen roten Faden und konnten wesentlich systematischer arbeiten. Gleichzeitig wurden Beratungen und Angebote schneller vorbereitet und die Informationskette wurde nachvollziehbarer.

Produktkonfigurator Beispiel: Vom Klick direkt in die Produktion

Für ein Schweizer Familienunternehmen entstand wiederum ein Konfigurator für personalisierte Druck- und Laserprodukte.

Kunden konnten beispielsweise Schilder, Flaschen, Stifte, Brettchen, Flachmänner und andere Produkte direkt online gestalten.

Eine besondere Herausforderung waren die verschiedenen Produktionsverfahren.

Ein klassischer Druck erlaubt andere Gestaltungsmöglichkeiten als eine Lasergravur. Der Konfigurator musste deshalb abhängig vom gewählten Verfahren entscheiden, welche Optionen überhaupt angeboten werden dürfen.

Nach der Bestellung war der digitale Prozess noch nicht beendet.

Das System erzeugte aus der Konfiguration direkt eine technische Datei, die für die Produktion verwendet werden konnte.

Konfigurieren → gestalten → Preis berechnen → bestellen → bezahlen → Produktionsdatei erzeugen → fertigen → versenden.

Genau an diesem Punkt wird aus einem Produktkonfigurator mehr als ein Marketingtool. Er wird Teil des eigentlichen Geschäftsmodells.

Was kann man mit einem Produktkonfigurator konfigurieren?

Nach hunderten Projekten ist unsere Antwort darauf inzwischen relativ einfach:

Fast alles, was sich durch Fragen, Daten, Regeln, Formeln oder Abhängigkeiten beschreiben lässt.

Im Laufe der Jahre haben wir unter anderem Konfiguratoren und Kalkulationssysteme für folgende Bereiche entwickelt oder begleitet:

• Strom- und Gastarife,
• Versicherungsprodukte,
• Wintergärten und Terrassenüberdachungen,
• Fenster,
• Druckprodukte,
• Lasergravuren,
• Kajaks,
• Reisen und Hotelangebote,
• Dienstleistungen,
• Telefon- und DSL-Tarife,
• Werkzeugmaschinen,
• Schokolade und Kaffee,
• Bekleidung,
• technische Sensorik und Schaltpläne
• und komplexe Beratungsleistungen.

Welche Arten von Produktkonfiguratoren gibt es?

Produktkonfigurator

Der Nutzer kombiniert Merkmale, Komponenten oder Varianten eines Produktes. Regeln sorgen dafür, dass nur technisch oder wirtschaftlich mögliche Kombinationen entstehen.

Preisrechner und Tarifrechner

Aus Daten wie Verbrauch, Menge, Region oder Leistung wird automatisch ein Preis beziehungsweise Tarif berechnet.

Angebotskonfigurator

Der Nutzer beschreibt seinen Bedarf. Aus seinen Angaben kann anschließend automatisch oder teilautomatisiert ein konkretes Angebot erstellt werden.

Guided-Selling-Konfigurator

Der Interessent weiß noch nicht genau, welches Produkt er benötigt. Das System stellt Fragen zum Bedarf und führt ihn zur passenden Lösung.

B2B-Konfigurator und CPQ

Bei B2B-Lösungen stehen häufig technische Produktregeln, kundenspezifische Preise, Händlerstrukturen, Freigaben sowie CRM- und ERP-Schnittstellen im Mittelpunkt.

Wissens- und Beratungskonfigurator

Hier werden Teile des Expertenwissens in Fragen, Regeln und Entscheidungspfade übersetzt und damit für Mitarbeiter oder Kunden systematisch nutzbar gemacht.

Wann lohnt sich ein individueller Produktkonfigurator?

Ein Produktkonfigurator sollte insbesondere geprüft werden, wenn mehrere der folgenden Punkte auf Ihr Unternehmen zutreffen:

• Kunden beantworten immer wieder dieselben Fragen.
• Angebote werden jedes Mal manuell kalkuliert.
• Es gibt sehr viele Produktvarianten.
• Bestimmte Optionen schließen sich gegenseitig aus.
• Preise hängen von mehreren Faktoren ab.
• Das Produkt ist erklärungsbedürftig.
• Anfragen sind häufig unvollständig.
• Expertenwissen hängt an einzelnen Mitarbeitern.
• Daten werden mehrfach manuell eingegeben.
• Vertrieb, CRM, ERP und Produktion arbeiten noch weitgehend getrennt.
• Komplexe Produkte sollen erstmals online verkauft werden.

Wann reicht Standardsoftware und wann braucht man einen individuellen Konfigurator?

Nicht für jedes Projekt ist eine Individualentwicklung notwendig.

Wer fünf Produkte mit jeweils wenigen Auswahlmöglichkeiten anbietet und lediglich einen einfachen Preis berechnen möchte, kann mit einem bestehenden Baukastensystem gut bedient sein.

Eine individuelle Konfiguratorentwicklung wird besonders dann interessant, wenn die Geschäftslogik selbst komplex ist.

Beispielsweise durch:

• komplexe Produktabhängigkeiten,
• individuelle Preis- und Rabattlogiken,
• kundenspezifische Konditionen,
• CRM- oder ERP-Integration,
• automatische Dokumentenerstellung,
• Produktionsdaten oder Stücklisten,
• bestehende Datenbanken
• oder spezielles Expertenwissen.

Wie entwickelt man einen guten Produktkonfigurator?

Nach mehr als zwei Jahrzehnten Erfahrung mit solchen Projekten wissen wir: Der schwierigste Teil ist selten die eigentliche Programmierung.

Die entscheidende Arbeit passiert vorher.

1. Das wirtschaftliche Ziel bestimmen

Soll mehr verkauft werden? Soll der Vertrieb entlastet werden? Sollen Kunden besser vorqualifiziert werden? Soll Expertenwissen skaliert oder die Produktion automatisiert werden?

2. Produkt- und Entscheidungslogik aufnehmen

Welche Informationen benötigt heute ein erfahrener Mitarbeiter, um die richtige Entscheidung zu treffen? Welche Fragen stellt ein guter Verkäufer? Welche Kombinationen sind möglich und welche ausgeschlossen?

3. Regeln und Abhängigkeiten modellieren

Aus diesem Wissen entsteht ein Entscheidungsbaum beziehungsweise Regelwerk. Bei komplexen Projekten ist genau diese Strukturierung häufig ein wesentlicher Teil der Arbeit.

4. Die Bedienung einfach halten

Die Logik hinter einem Konfigurator darf ausgesprochen komplex sein. Für den Nutzer sollte sie möglichst einfach erscheinen.

5. Die nachfolgenden Prozesse berücksichtigen

Was passiert nach dem letzten Klick? Genau hier liegt häufig der größte Automatisierungshebel. Die gewonnenen Daten sollten möglichst direkt dort weiterverarbeitet werden, wo sie anschließend benötigt werden.

[BILDPLATZHALTER – Entscheidungsbaum / Konzeption eines Konfigurators]

Was kostet ein individueller Produktkonfigurator?

Eine seriöse pauschale Antwort darauf gibt es nicht.

Ein einfacher Preisrechner mit einigen Abhängigkeiten ist technisch etwas völlig anderes als ein B2B-Produktkonfigurator mit tausenden Regeln, Echtzeitkalkulation, Benutzerverwaltung, CRM- und ERP-Anbindung sowie automatischer Angebotserstellung.

Entscheidend für die Kosten sind unter anderem:

• Anzahl und Komplexität der Regeln,
• Umfang der Produktdaten,
• Preislogik,
• Benutzerführung und Visualisierung,
• Schnittstellen,
• Administrationsoberfläche,
• Dokumenten- oder Dateigenerierung
• und der gewünschte Automatisierungsgrad.

Die wichtigere Frage lautet deshalb zunächst nicht: Was kostet der Konfigurator? Sondern: Welchen Prozess ersetzt, beschleunigt oder ermöglicht er?

Produktkonfigurator mit CRM, ERP und Onlineshop verbinden

Besonders interessant wird ein Konfigurator, wenn er nicht isoliert betrachtet wird.

Ein Vertriebsprozess kann beispielsweise so aussehen:

Google → Landingpage → Produktkonfigurator → qualifizierte Anfrage → CRM → Kalkulation → Angebot → Auftrag.

Bei einem Produktionsunternehmen kann daraus werden:

Produkt auswählen → konfigurieren → Preis berechnen → bezahlen → Produktionsdaten erzeugen → fertigen → versenden.

Je weniger Daten auf diesem Weg manuell neu eingegeben werden müssen, desto größer ist häufig der wirtschaftliche Nutzen.

Der vielleicht größte Vorteil eines Konfigurators

Unternehmen wachsen häufig organisch. Ein Produkt kommt hinzu. Danach eine Sonderlösung. Dann noch eine Variante.

Irgendwann kennt Mitarbeiter A die Preise, Mitarbeiter B weiß, welche Kombination technisch möglich ist, und Mitarbeiter C kennt die Sonderregeln eines wichtigen Kunden.

Solange alle drei da sind, funktioniert das.

Mit zunehmendem Wachstum wird genau dieses Wissen aber zum Engpass.

Die Entwicklung eines Konfigurators zwingt ein Unternehmen dazu, dieses Wissen zu strukturieren:

• Was darf miteinander kombiniert werden?
• Wie entsteht ein Preis?
• Welche Informationen benötigen wir wirklich?
• Wann ist ein Produkt technisch machbar?
• Welche Fragen muss ein guter Verkäufer stellen?

Aus Wissen in einzelnen Köpfen entsteht ein System.

Warum uns Produktkonfiguratoren seit über 20 Jahren beschäftigen

Wir hätten unseren ersten Tarifrechner damals einfach als kleines Internettool betrachten können.

Postleitzahl rein. Verbrauch rein. Preis raus.

Fertig.

Im Nachhinein war die entscheidende Erkenntnis jedoch eine andere:

Aus einer Menge variabler Daten entstand ein konkretes Produkt.

Es wurde kalkulierbar.

Damit wurde es bestellbar.

Und anschließend konnte es systematisch produziert beziehungsweise geliefert werden.

Dieses Prinzip begegnet uns seitdem immer wieder – bei Energieprodukten, Druckprodukten, Wintergärten, Versicherungen, Industrieprodukten und selbst bei hochspezialisiertem Expertenwissen.

Ein Produktkonfigurator ist für uns deshalb kein Formular mit ein paar Abhängigkeiten. Er ist eine Möglichkeit, einen Teil des Geschäftsmodells in Software zu übersetzen.

Sie möchten einen individuellen Produktkonfigurator entwickeln lassen?

Dann beginnen wir nicht mit der Frage, welche Programmiersprache oder welches Konfigurator-Tool verwendet werden soll.

Wir schauen uns zuerst Ihr Produkt und den dahinterliegenden Prozess an.

• Welche Varianten gibt es?
• Wo entstehen heute Rückfragen?
• Welches Wissen steckt in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter?
• Wie werden Preise kalkuliert?
• Was passiert nach einer Anfrage?
• Und wo könnte ein Konfigurator wirtschaftlich den größten Unterschied machen?

Erst daraus entsteht die technische Lösung.

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