Dubai Marina am Abend

Für Single & Multi Family Offices

Sieben Banken, vierzig Beteiligungen, ein Excel. Wie lange dauert Ihr Quartalsbericht an die Familie?

ivato digitalisiert die operative Arbeit im Family Office: Depotauszüge, Fondsberichte, Kapitalabrufe und Ausschüttungen auslesen, Vermögen konsolidieren, Liquidität planen, Investments prüfen und die Familie verständlich informieren. Ihr Portfolio-System bleibt. Ihr Team gewinnt Zeit für Entscheidungen statt für Datenpflege, diskret und mit Daten in Deutschland.

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Kunden aus dieser Branche

Ihr Alltag

Kennen Sie diese Sätze aus Ihrem Office?

Family Offices arbeiten mit kleinen Teams und großer Verantwortung. Das Vermögen ist über Banken, Fonds, Direktbeteiligungen und Immobilien verteilt, die Daten kommen in jedem Format. Ein großer Teil der Zeit geht in Sammeln, Abgleichen und Aufbereiten statt in Analyse und Entscheidung. Genau dort setzen wir an.

0 von 8 Sätzen kennen Sie

Tippen Sie die Sätze an, die Sie aus Ihrem Alltag kennen.

Das Muster dahinter: Hochqualifizierte Menschen verbringen ihre Zeit mit Datenpflege statt mit Vermögensentscheidungen.

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Office-Zyklus

An welcher Stelle im Office-Zyklus verliert Ihr Team die meiste Zeit?

Klicken Sie auf eine Station. Sie sehen, wie es in vielen Family Offices heute läuft, was ivato dort umsetzt und was sich dadurch ändert. Meist haben zwei bis vier Stationen den größten Hebel. Welche das bei Ihnen sind, klären wir im vertraulichen Erstgespräch.

Heute

Daten in jedem Format, auf jedem Weg

Depotauszüge, Fondsberichte, Kapitalabrufe, Ausschüttungsmitteilungen und Beteiligungszahlen kommen als PDF, per Mail, über Bankportale und per Post.

Mit ivato

Dokumenten-Automat

  • Dokumente aus Postfächern und Portalen eingesammelt
  • Art, Position und Werte automatisch erkannt
  • Ablage in der richtigen Struktur, Fristen notiert

Was sich ändert

Nichts liegt mehr unbemerkt im Postfach

Jedes Dokument ist zugeordnet und auffindbar, Fristen werden nicht mehr übersehen.

Beschreibungen zeigen typische Abläufe. Anlageentscheidungen bleiben immer bei Ihnen. Konkrete Effekte rechnen wir für Ihr Office im Business Case.

Praxisbeispiele

Wie sieht das in einem Family Office konkret aus?

Vier anonymisierte Beispiele aus Single und Multi Family Offices sowie einer Familienholding, jeweils mit Ausgangslage, Lösung und Ergebnis. Namen, Orte und Vermögenswerte nennen wir grundsätzlich nicht. Gemeinsam ist allen: Das bestehende Portfolio-System blieb, und nach 8 bis 12 Wochen lief die Lösung im Alltag.

  • Single Family OfficeDACH6 MAliquide & illiquide Anlagen

    Quartalsreporting in drei Tagen statt drei Wochen

    Ausgangslage
    Depotauszüge, Fondsberichte, Kapitalabrufe und Ausschüttungsmitteilungen kamen als PDF per Mail und Portal. Zwei Mitarbeitende übertrugen sie jedes Quartal in die Excel-Konsolidierung.
    Lösung
    Dokumente werden automatisch eingesammelt, ausgelesen und den Positionen zugeordnet, Abweichungen markiert, Konsolidierung und Kommentarentwurf für den Familienbericht vorbereitet.
    Ergebnis
    Das Team prüft und kommentiert, statt abzutippen. Die Familie bekommt ihren Bericht früher und verständlicher.
    Go-live
    10 Wochen
    Reporting vorher
    ~15 Tage
    Reporting nachher
    ~3 Tage
    Fristen verpasst
    0

  • Multi Family OfficeDACH25 MAreguliert, rund 40 Familien

    Mandantenportal mit Reporting und sicherem Dokumentenaustausch

    Ausgangslage
    Berichte gingen als PDF per Mail, Rückfragen per Telefon, Dokumente von Familien kamen über verschiedene Wege. Onboarding neuer Familien dauerte Wochen.
    Lösung
    Mandantenportal mit Vermögensübersicht, Berichten und verschlüsseltem Dokumentenaustausch, digitales Onboarding mit Identifizierung, KI-Assistent für Berater auf Basis der Portfoliodaten.
    Ergebnis
    Familien finden alles an einem sicheren Ort. Berater beantworten Fragen schneller und haben mehr Zeit für Gespräche.
    Go-live
    12 Wochen
    Onboarding vorher
    ~6 Wochen
    Onboarding nachher
    ~2 Wochen
    Dokumente per Mail
    0

  • FamilienholdingDACH4 MA9 operative Beteiligungen

    Beteiligungscontrolling ohne Hinterhertelefonieren

    Ausgangslage
    Monatszahlen der Tochterunternehmen kamen in unterschiedlichen Formaten und oft verspätet. Gesellschafterunterlagen wurden jedes Mal neu zusammengestellt.
    Lösung
    Einheitliche Monatsmeldung der Beteiligungen per Upload, automatische Erinnerung, Auslesen und Kennzahlen-Cockpit für die Gesellschafter, Entwurf der Unterlagen für Beirat und Gesellschafterversammlung.
    Ergebnis
    Die Holding sieht Abweichungen früh, und Gesellschafterunterlagen entstehen in Stunden statt Tagen.
    Go-live
    8 Wochen
    Zahlen vollständig
    bis 10. WT
    Unterlagen Beirat
    Stunden
    Formate
    1

  • Single Family OfficeDACH10 MADirektbeteiligungen & Venture

    Deal-Flow nach eigenen Kriterien vorsortiert

    Ausgangslage
    Wöchentlich mehrere Pitchdecks und Teaser über Netzwerk und Berater. Jede Unterlage wurde einzeln gelesen, viele passten nicht zu Ticketgröße, Branche oder Phase.
    Lösung
    Eingehende Unterlagen werden ausgelesen und gegen die eigenen Investmentkriterien bewertet, Kurzprofil und offene Fragen vorbereitet, Pipeline im CRM, Due-Diligence-Checkliste je Deal.
    Ergebnis
    Das Investment-Team liest nur noch, was passt, und geht strukturierter in die Prüfung.
    Go-live
    8 Wochen
    Erstsichtung vorher
    ~2 Std./Deal
    Erstsichtung nachher
    ~15 Min.
    Entscheidung
    beim Team

Weitere Fallstudien aus Dienstleistung & Beratung · Förderprogramme

Lösungen

Welche Werkzeuge setzt ivato in Family Offices ein?

Bewährte Bausteine, angepasst an Ihre Vermögensstruktur, Ihre Banken und Ihr Portfolio-System. Die Technik übernimmt das Sammeln, Auslesen, Abgleichen und Vorbereiten. Bewertung und Entscheidung bleiben bei Ihnen und der Familie.

  • Dokumenten-Automat

    Depotauszüge, Fondsberichte, NAV-Meldungen, Kapitalabrufe und Ausschüttungen werden eingesammelt, ausgelesen und den Positionen zugeordnet.

    Zu Skalieren mit KI →

  • Konsolidiertes Reporting

    Vermögen über alle Banken, Fonds, Beteiligungen und Immobilien zusammengeführt. Familienbericht mit Kommentarentwurf, verständlich statt 40 Seiten Tabellen.

    Zur Implementierung →

  • Liquiditäts- & Kapitalabrufplanung

    Offene Commitments, erwartete Abrufe und Ausschüttungen, Fristen und Liquiditätsbedarf für die nächsten Monate auf einen Blick.

    Zu Kostendruck senken →

  • Deal-Flow & Due Diligence

    Eingehende Unterlagen gegen Ihre Investmentkriterien vorsortiert, Kurzprofile, Pipeline und Due-Diligence-Checklisten, Datenraum-Zusammenfassungen.

    Zu Vertrieb & CRM Automation →

  • Familienportal

    Sicherer Ort für Berichte, Dokumente, Termine und Beschlüsse. Rollen und Einblicke je Familienmitglied, auch für die nächste Generation.

    Zu Nachfolge sichern →

  • Office-Wissen & Fristen

    Verträge, Gesellschaftsstrukturen, Beschlüsse und Fristen durchsuchbar und mit Erinnerung. Unabhängiger von einzelnen Schlüsselpersonen.

    Zur Strategie →

Portfolio-System & Datenquellen

Müssen wir unser Portfolio- oder Reporting-System ersetzen?

Nein. Ihr Portfolio-Management- oder Reporting-System bleibt das führende System. Wir setzen davor und daneben an: Daten einsammeln und auslesen, Abgleiche, Liquiditätsplanung, Deal-Flow und Kommunikation mit der Familie. Wo heute nur Excel im Einsatz ist, schaffen wir eine saubere Datengrundlage.

Ihre Systeme bleiben

  • Anbindung an Portfolio- und Reporting-Systeme über Schnittstellen oder Exporte
  • Bankdaten über vorhandene Datenlieferungen oder Auslesen der Auszüge
  • Strikte Mandanten- und Rollentrennung, Protokollierung aller Zugriffe
  • Daten bleiben auf Servern in Deutschland
DORASicherheit

Wie sicher ist der Weg, auf dem Ihre Vermögensdaten heute unterwegs sind?

Für regulierte Finanzunternehmen gilt seit Januar 2025 die EU-Verordnung DORA mit Anforderungen an IT-Sicherheit und Dienstleistersteuerung. Viele Multi Family Offices fallen darunter, Single Family Offices meist nicht. Das Risiko ist für beide dasselbe: Vermögensdaten per Mail, USB-Stick und privaten Cloud-Ordnern. Digitale Abläufe mit klaren Zugriffsrechten sind sicherer als die heutigen Umwege.

Stand: 10/2026 · vereinfachte Darstellung, keine Rechtsberatung, Anwendbarkeit im Einzelfall prüfen

Vertraulich klären ↓

Ablauf

Wie starten wir, diskret und ohne Ihr Team zu überlasten?

Mit einem vertraulichen Gespräch, auf Wunsch nach unterzeichneter Vertraulichkeitsvereinbarung. Danach entscheiden Sie Schritt für Schritt. Ihr Aufwand liegt bei wenigen Terminen mit Office-Leitung und dem Team, das heute die Daten pflegt.

  1. Schritt 1

    Vertrauliches Erstgespräch

    45 Minuten. Wir besprechen Struktur, Datenquellen und Engpässe und sagen ehrlich, wo sich Automatisierung lohnt.

    kostenlos · NDA auf Wunsch

    Gespräch anfragen ↓

  2. Schritt 2

    Analyse & Fahrplan

    Wir sehen uns Datenflüsse, Reporting und Abläufe an, rechnen den Nutzen in Stunden und Risiko und legen einen Fahrplan fest.

    Festpreis nach Umfang

    Zur Strategie →

  3. Schritt 3

    Umsetzung & Betreuung

    Wir setzen die gewählten Bausteine um, binden Ihre Systeme an, schulen Ihr Team und betreuen die Lösung dauerhaft.

    Festpreis · 8-12 Wochen

    Zur Implementierung →

Förderung überschlagen

Förderquote
Förderung
12.000 €
Eigenanteil
18.000 €

Vereinfachte Rechnung. Quote und Höchstbeträge hängen von Programm, Bundesland und Unternehmensgröße ab. Für die Beratung sind zusätzlich bis zu 5.600 € Zuschuss möglich.

Projekte erfolgreich begleitet
1.000+
Projekte erfolgreich begleitet
Jahre Erfahrung
25+
Jahre Erfahrung
vor dem ersten Gespräch möglich
NDA
vor dem ersten Gespräch möglich
feste Ansprechperson im Projekt
1
feste Ansprechperson im Projekt

Häufige Fragen

Was Office-Leitung und Familie vorher wissen wollen

Ihre Frage ist nicht dabei? Im Erstgespräch nehmen wir uns 30 Minuten für Ihr konkretes Thema.

Auf Wunsch unterzeichnen wir eine Vertraulichkeitsvereinbarung vor dem ersten inhaltlichen Gespräch. Im Projekt arbeitet ein kleines, festes Team mit Zugriff nur auf das Nötige. Wir nennen Mandanten grundsätzlich nicht und veröffentlichen Fallbeispiele nur anonymisiert und mit Freigabe.

Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert, mit strikter Rollentrennung und Protokollierung aller Zugriffe. KI-Dienste nutzen Ihre Daten nicht zum Training fremder Modelle. Die Details regeln wir in einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Nein. Die KI sammelt, liest aus, gleicht ab und bereitet vor, etwa Kurzprofile von Deals oder Kommentarentwürfe für Berichte. Bewertung und Entscheidung bleiben bei Ihnen, Ihrem Team und der Familie.

Oft gerade dann, weil jede Person mehrere Rollen hat und Ausfälle schwer zu kompensieren sind. Wenn ein Baustein das Quartalsreporting um eine Woche verkürzt oder verhindert, dass ein Kapitalabruf übersehen wird, rechnet er sich schnell.

Über ein Familienportal mit abgestuften Einblicken: verständliche Berichte, Dokumente und Termine, ohne dass jedes Detail sichtbar sein muss. Das schafft Transparenz und Vertrauen und erleichtert den Generationenwechsel.

In der Regel nicht, da viele Programme vermögensverwaltende Gesellschaften ausschließen. Für operative Beteiligungen einer Familienholding kann eine Förderung dagegen möglich sein. Wir prüfen das im Einzelfall. Stand: 10/2026.

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Vertrauliches Gespräch

Tauschen Sie sich mit einem unserer Spezialisten aus Ihrer Branche aus.

45 Minuten. Auf Wunsch unterzeichnen wir vorab eine Vertraulichkeitsvereinbarung. Wir zeigen anonymisierte Beispiele und besprechen, womit Sie am sinnvollsten beginnen.

  • Rückmeldung innerhalb eines Werktags
  • NDA vor dem ersten Gespräch möglich
  • Keine Nennung von Mandanten, keine Weitergabe von Daten

Vertrauliches Gespräch anfragen

Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.