Das ivato Team arbeitet konzentriert im Büro mit Rundfenstern

Hebel 2 von 5 · Skalieren mit KI

Wachsen, auch wenn
Stellen unbesetzt bleiben.

Wachstum, das nicht an der nächsten unbesetzten Stelle scheitert. Automatisierung in Kundenservice, Backoffice und Onboarding gibt Ihnen die Kapazität einer zusätzlichen Stelle - ohne eine einzige neue Stellenanzeige.

Erstgespräch sichern →Rechnung ansehen ↓
dauert es heute, eine Stelle zu besetzen
Ø 167 Tage
dauert es heute, eine Stelle zu besetzen
offene Stellen in Deutschland, Ende 2025
1,26 Mio.
offene Stellen in Deutschland, Ende 2025
erprobte Anwendungsfälle im Katalog
100+
erprobte Anwendungsfälle im Katalog

Ausgangslage

Mehr Aufträge wären möglich. Aber wer soll sie abarbeiten?

  • 167 Tage

    bleibt eine Stelle im Schnitt unbesetzt. So lange bleibt die Arbeit liegen.

    Quelle: Bundesagentur für Arbeit, Vakanzzeit 2025

  • 1,26 Mio.

    offene Stellen gab es Ende 2025 in Deutschland. Alle suchen dieselben Fachkräfte.

    Quelle: IAB-Stellenerhebung, 4. Quartal 2025

  • 36 %

    der Unternehmen können offene Stellen nicht besetzen, im Mittelstand über 40 %.

    Quelle: DIHK-Fachkräftereport 2025/2026

  • 83 %

    erwarten negative Folgen des Fachkräftemangels. Und es wird nicht besser.

    Quelle: DIHK-Fachkräftereport 2025/2026

Vorher / Nachher

Vom Recruiting-Risiko zur planbaren Kapazität.

Der Hebel ersetzt niemanden im Team - er verschafft die Kapazität einer zusätzlichen Stelle, ohne von einer erfolgreichen Einstellung abhängig zu sein.

Großraumbüro mit leeren Plätzen, Papierstapeln und einer überlasteten Mitarbeiterin

Heute

Kundenservice

Tickets stapeln sich, wenn eine Stelle unbesetzt bleibt

Backoffice

Rechnungen, Aufträge und Mahnwesen binden feste Kapazität

Onboarding neuer Mitarbeitender

läuft nebenbei, wenn gerade Zeit ist

Wissenstransfer

geht mit ausscheidenden Mitarbeitenden verloren

Kapazitätsplanung

Bauchgefühl, oft erst reaktiv bei Überlastung

Dasselbe Büro aufgeräumt: Team im entspannten Gespräch, KI-Agenten übernehmen die freien Plätze

Mit KI-Automatisierung

Kundenservice

Triage & Self-Service übernehmen den Grundlast-Anteil

Backoffice

weitgehend automatisiert, das Team prüft nur Ausnahmen

Onboarding neuer Mitarbeitender

strukturierter, digitaler Onboarding-Assistent

Wissenstransfer

dokumentiert in einer zentralen Wissensdatenbank

Kapazitätsplanung

planbar über Standorte und Teams hinweg

Was der Hebel wert ist

Die Rechnung hinter diesem Hebel.

Klassischer Weg (Stelle besetzen) gegen ivato-Weg (Kapazität freisetzen) - stellen Sie die Stufen auf Ihr Unternehmen ein. Mit Ihren echten Zahlen rechnen wir im Erstgespräch nach.

In Zahlen · Beispielrechnung

  • Recruiting-Kosten (4.500 € je Stelle)≈ 4.500 €
  • Wiederkehrende Personalkosten im 1. Jahr≈ 65.000 €
Vermiedene Kosten im 1. Jahr (Beispiel)69.500 €

Statt Ø 167 Tagen Vakanz: Go-live in 8-12 Wochen. Eine einmalige Investition mit festem Funktionsumfang statt wiederkehrender Personalkosten - unabhängig vom Arbeitsmarkt.

Beispielrechnung mit Werten aus vergangenen Projekten - keine Garantie.

Case-Katalog

Auszug aus 100+ erprobten Anwendungsfällen.

Nicht jeder Case passt zu jedem Unternehmen. Im Erstgespräch wählen wir gemeinsam die vier Cases mit dem größten wirtschaftlichen Hebel für Sie aus.

  • Kundenservice & Support

    Ticket-Triage & Priorisierung

    Eingehende Anfragen werden sortiert, priorisiert und direkt der richtigen Person zugewiesen.

  • Kundenservice & Support

    Self-Service-Portal

    Kunden finden Antworten, Status und Unterlagen selbst - rund um die Uhr.

  • Kundenservice & Support

    Mehrsprachiger Support-Bot

    Häufige Fragen werden in mehreren Sprachen sofort beantwortet, schwierige Fälle gehen ans Team.

  • Kundenservice & Support

    Reklamations-Routing

    Beschwerden landen sofort bei der richtigen Person und werden bis zum Abschluss verfolgt.

  • Kundenservice & Support

    Proaktive Kundenkommunikation

    Kunden erfahren Status und Termine, bevor sie nachfragen müssen.

  • Verwaltung & Backoffice

    Automatische Rechnungsstellung

    Rechnungen entstehen aus Auftragsdaten und gehen ohne Handarbeit raus.

  • Verwaltung & Backoffice

    Digitale Auftragsabwicklung

    Vom Eingang bis zur Bestätigung läuft der Auftrag durch - Ihr Team prüft nur Ausnahmen.

  • Verwaltung & Backoffice

    Dokumentenerfassung

    Belege, Formulare und Lieferscheine werden gelesen und sauber ins System übernommen.

8 von 29 Cases

Ein Auszug aus dem ivato-Katalog mit 100+ erprobten Anwendungsfällen über alle fünf Hebel. Der Katalog wächst laufend. Ist etwas nicht dabei, sagen Sie es uns: Bei Bedarf konzipieren wir einen neuen Case für Sie.

Warum jetzt

Der Arbeitsmarkt wird nicht von allein einfacher.

Jeder Monat, in dem eine Stelle unbesetzt bleibt, läuft die zusätzliche Arbeit in der bestehenden Mannschaft weiter - kein einmaliger Engpass, sondern ein laufender Kostenfaktor.

Und die Lage verschärft sich strukturell: Bis 2039 erreichen in Deutschland 13,4 Millionen Erwerbspersonen das Rentenalter, fast ein Drittel aller Erwerbspersonen.

  • 36 %

    der Unternehmen haben Stellenbesetzungsprobleme

  • 83 %

    erwarten negative Folgen des Fachkräftemangels

  • 13,4 Mio.

    Erwerbspersonen erreichen bis 2039 das Rentenalter

  • 1,26 Mio.

    offene Stellen Ende 2025

Quellen: DIHK-Fachkräftereport 2025/2026 · Statistisches Bundesamt, Erwerbspersonen im Rentenalter bis 2039 · IAB-Stellenerhebung 4. Quartal 2025 · Bundesagentur für Arbeit

Ihr Einstieg

Wo starten Sie - und wie setzen Sie diesen Hebel möglichst schnell in Ihrem Unternehmen ein?

Vier Bausteine, die aufeinander aufbauen. Wo Sie einsteigen, entscheiden Sie selbst - je nachdem, was Sie schon wissen und wie viel Sie selbst machen möchten.

  1. 01Selbst machen · online

    Digitaler Selbstcheck

    Hier einsteigen, wennSie erst selbst prüfen möchten, wo Sie stehen.

    Geführt, ausführlich und bequem online: Sie erhalten Ihren Reifegrad, die Rangfolge aller fünf Hebel und eine automatische Auswertung mit Business Case.

    Nach Ihrer Auswertung melden wir uns persönlich - denn jeder Weg ist individuell. Danach weiter zur Strategieberatung oder direkt in die Implementierung.

    Selbstcheck starten →
  2. 02Begleitet · Analyse

    Strategieberatung

    Hier einsteigen, wennnoch offen ist, wo Ihr größter Hebel liegt.

    Wir analysieren gemeinsam, wo Ihr größtes Potenzial liegt und welche Cases zuerst wirken - als quantifizierter Business Case.

    Je nach Umfang bis zu 80 % förderfähig (bis zu 5.600 € Zuschuss pro Jahr) - die Abwicklung übernehmen wir.

    Kostenloses Erstgespräch →
  3. 03Begleitet · Umsetzung

    Implementierung

    Hier einsteigen, wennSie Ihren Hebel bereits kennen - oder aus Selbstcheck oder Beratung kommen.

    Wir setzen die priorisierten Cases um: vier Cases, fester Funktionsumfang, Go-live in 8-12 Wochen.

    Je nach Bundesland Fördermittel bis zu 50.000 € für Implementierung und Umsetzung nutzbar - wir prüfen das für Sie.

    Implementierung anfragen →
  4. 04Begleitet · monatlich

    Langfristige Betreuung

    Hier einsteigen, wennIhre Lösung (oder Ihr eigenes System) dauerhaft weiterwachsen soll.

    Unsere KI- und Strategie-Advisors stehen Ihnen monatlich zur Seite: beraten, umsetzen, weiterentwickeln - auch Ihre bestehenden eigenen Systeme bauen wir um und weiter.

    Betreuung anfragen →

Noch unsicher, wo Sie einsteigen? Im kostenlosen Erstgespräch finden wir gemeinsam den richtigen Startpunkt.

Erstgespräch vereinbaren →

Success Stories

Ergebnisse aus der Praxis.

01 / 07
Ingenieurteam mit Schutzhelmen und Laptop in einer Industrieanlage

10×

mehr Leistung im Ingenieurbüro

Ingenieurbüros & SachverständigeKI & Wissen

Explosionsschutz mit KI: Ingenieurbüro schafft zehnmal mehr als vorher.

Problem
Fachwissen und Dokumentation hingen an wenigen Experten.
Ansatz
Eine interne KI-Wissens- und Prozesslösung bereitete Anfragen und Unterlagen vor.
Ergebnis
Das Büro kann zehnmal mehr Leistung bearbeiten; Freigabe und Verantwortung bleiben bei Fachleuten.
Skalieren mit KI
Fall ansehen →
Weitere Case Studies →

Ausgewählte Kunden

350+ Unternehmen und öffentliche Einrichtungen haben bereits Projekte mit uns realisiert.

Referenzen ansehen →

Insights & Best Practices

Was Unternehmer gerade beschäftigt.

Perspektiven, Leitfäden und Praxisbeispiele - nach Thema verknüpft, damit Sie vom Gedanken direkt zum passenden Projekt kommen.

Alle Insights ansehen →

Nach Branche

Ausgewählte Lösungsansätze aus über 25 Jahren Branchenerfahrung.

Alle Branchen im Überblick →

Häufige Fragen

Häufige Fragen zu diesem Hebel.

Ihre Frage ist nicht dabei? Im Erstgespräch nehmen wir uns 30 Minuten für Ihr konkretes Thema.

Nicht zwingend - aber es macht Sie unabhängiger vom Recruiting-Erfolg. Viele Unternehmen brauchen dadurch schlicht weniger neue Stellen, um dasselbe Arbeitsvolumen zu bewältigen.

Der Hebel ersetzt kein funktionierendes Recruiting, sondern reduziert, wie oft Sie überhaupt neu einstellen müssen - und macht neue Mitarbeitende über einen digitalen Onboarding-Assistenten schneller produktiv.

Ja. Ticket-Triage, Self-Service-Portale und proaktive Kommunikation gehören zu den 20 Cases dieses Hebels und wirken direkt im Kundenservice.

Das entscheiden Sie. Wer erst selbst prüfen möchte, startet mit dem digitalen Selbstcheck. Ist noch offen, welche Cases den größten Hebel bringen, ist die Strategieberatung der richtige Start. Kennen Sie Ihre Priorität bereits, steigen Sie direkt in die Implementierung ein. Danach begleiten wir Sie auf Wunsch monatlich weiter.

Das hängt vom gewählten Case-Umfang ab und wird im Erstgespräch transparent besprochen - auf Basis eines festen Funktionsumfangs statt eines offenen Stundenrahmens, oft anteilig über Fördermittel bezuschussbar.

Bereit herauszufinden, wo bei Ihnen das größte Potenzial steckt?

Eine 30-minütige Einordnung Ihres Themas - persönlich und unverbindlich.

Ihr nächster Schritt

Digital-Checkup starten →Erstgespräch buchen →