Messehalle mit Ständen von oben

Für Messeveranstalter, Eventagenturen, Locations & Ausstatter

Drei Wochen bis zur Messe, zweihundert offene Fragen im Postfach. Wer hat da noch den Überblick?

ivato digitalisiert die Abläufe hinter Messen und Events: Ausstelleranmeldung und Standplanung, Angebote mit Varianten, Teilnehmerkommunikation, Material und Logistik, Teameinteilung und Abrechnung. Ihre Software bleibt oder wir schaffen eine, wo heute Excel regiert. Ihr Team konzentriert sich auf das Erlebnis statt auf das Hinterhertelefonieren.

Rückruf vom Branchenberater →Praxisbeispiele ansehen ↓

Kunden aus dieser Branche

Ihr Alltag

Kennen Sie diese Sätze vor der nächsten Veranstaltung?

Messen und Events leben vom Erlebnis vor Ort. Dahinter stehen Hunderte Absprachen mit Ausstellern, Teilnehmenden, Dienstleistern und Team, und die laufen oft noch über Mail und Excel.

0 von 6 Sätzen kennen Sie

Tippen Sie die Sätze an, die Sie aus Ihrem Alltag kennen.

Zusammenfassung: Das Erlebnis stimmt, aber hinter den Kulissen kostet Abstimmung zu viel Zeit und Marge.

Darüber sprechen ↓

Durchlauf

Wo verlieren Sie zwischen Anfrage und Abrechnung am meisten?

Wählen Sie eine Station. Sie sehen, wie es heute oft läuft, was ivato dort umsetzt und was sich ändert.

Heute

Jedes Angebot von Hand

Verfügbarkeiten, Preise und Leistungen werden für jede Anfrage neu zusammengesucht.

Mit ivato

Angebot aus Bausteinen

  • Verfügbarkeitscheck für Location und Material
  • Angebotsentwurf mit Varianten per KI
  • Nachfassen automatisch

Was sich ändert

Schneller zum Auftrag

Angebote gehen am selben Tag raus, Doppelbuchungen sind ausgeschlossen.

Praxisbeispiele

Wie sieht das in einem Unternehmen wie Ihrem konkret aus?

Zwei Beispiele, jeweils mit Ausgangslage, Lösung, Ergebnis und Rechnung.

  • Fachmesse-VeranstalterLeipzig25 MA3 Messen pro Jahr

    Ausstellerportal statt Mail-Pingpong

    Ausgangslage
    Anmeldungen, Unterlagen und Standbau-Bestellungen kamen per Mail und wurden in Excel gepflegt. Vor jeder Messe arbeitete das Team wochenlang Überstunden.
    Lösung
    Ausstellerportal mit Unterlagen, Bestellungen und Fristen, Assistent für Ausstellerfragen, automatische Rechnungen und Erinnerungen.
    Ergebnis
    Deutlich weniger Rückfragen, vollständige Unterlagen vor Fristende und eine Abrechnung, die mit der Messe fertig ist.
    Investition
    38.000 €
    Förderung
    15.200 €
    Eigenanteil
    22.800 €
    Amortisation
    8 Monate

  • Eventagentur mit VerleihBayern16 MACorporate Events

    Angebote am selben Tag, keine Doppelbuchungen

    Ausgangslage
    Angebote wurden aus alten Dokumenten gebaut, Material war doppelt verplant, und am Eventtag fehlte immer etwas.
    Lösung
    Verfügbarkeitscheck für Material, Angebotsbaukasten mit Varianten, Packlisten aus dem Auftrag und Team-App für den Eventtag.
    Ergebnis
    Mehr Aufträge mit demselben Team, keine Doppelbuchungen und weniger Verluste beim Material.
    Investition
    24.000 €
    Förderung
    9.600 €
    Eigenanteil
    14.400 €
    Amortisation
    7 Monate

Weitere Fallstudien · Förderprogramme

Lösungen

Welche Werkzeuge setzt ivato für Messen und Events ein?

Bausteine, die sich in Ihre Abläufe einfügen. Ausgewählt nach dem, was bei Ihnen am meisten Zeit oder Marge kostet.

Ihre Systeme

Müssen wir unsere Software wechseln?

Nein. Ticketing, Buchhaltung und vorhandene Event-Software bleiben. Wo heute Excel regiert, schaffen wir ein System, das zu Ihren Abläufen passt, und verbinden es mit dem Rest.

Ihre Systeme bleiben

  • Anbindung über vorhandene Schnittstellen
  • Antworten nur aus Ihren freigegebenen Inhalten
  • Daten auf Servern in Deutschland
  • KI-Modell austauschbar

Ablauf & Preise

Wie starten wir zwischen zwei Veranstaltungen?

Mit einem Gespräch von 30 Minuten. Danach entscheiden Sie Schritt für Schritt. Ihr Aufwand liegt bei wenigen Terminen mit Geschäftsführung und Projektleitung.

  1. Schritt 1

    Erstgespräch

    30 Minuten mit einem Berater, der Ihr Geschäftsmodell kennt. Wir besprechen, wo Marge und Zeit verloren gehen, und sagen ehrlich, was sich rechnet.

    kostenlos

    Rückruf anfordern ↓

  2. Schritt 2

    Strategie

    Wir sehen uns den Weg von der Anfrage bis zur Rechnung an, rechnen den Business Case in Euro und legen einen Fahrplan fest.

    max. 7.000 € netto · förderfähig

    Zur Strategie →

  3. Schritt 3

    Implementierung

    Wir setzen die wirksamsten Bausteine um, binden Ihre Systeme an und schulen Ihr Team, bis es läuft.

    Festpreis nach Umfang · 8-12 Wochen

    Zur Implementierung →

Förderung überschlagen

Förderquote
Förderung
12.000 €
Eigenanteil
18.000 €

Vereinfachte Rechnung. Quote und Höchstbeträge hängen von Programm, Bundesland und Unternehmensgröße ab. Für die Beratung sind zusätzlich bis zu 5.600 € Zuschuss möglich.

Projekte erfolgreich begleitet
1.000+
Projekte erfolgreich begleitet
Jahre Erfahrung
25+
Jahre Erfahrung
Förderung für die Umsetzung
bis 60 %
Förderung für die Umsetzung
feste Ansprechperson im Projekt
1
feste Ansprechperson im Projekt

Häufige Fragen

Fragen von Veranstaltern und Eventagenturen

Ihre Frage ist nicht dabei? Im Erstgespräch nehmen wir uns 30 Minuten für Ihr konkretes Thema.

Ja, wenn jede Veranstaltung viel Abstimmung kostet. Wir rechnen im Erstgespräch durch, ab wann es sich trägt.

Nein. Wir verbinden es mit Aussteller-, Material- und Abrechnungsprozessen.

Die meisten Bausteine laufen nach 8 bis 12 Wochen. Wir planen so, dass Ihre nächste Veranstaltung nicht gestört wird.

Je nach Standort und Vorhaben sind Beratung und Umsetzung förderfähig. Wir prüfen das im Erstgespräch.

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Kontakt

Tauschen Sie sich mit einem unserer Spezialisten aus Ihrer Branche aus.

30 Minuten, kostenlos. Wir sagen Ihnen offen, wo bei Ihnen Zeit und Marge verloren gehen und was sich lohnt.

  • Rückruf innerhalb eines Werktags
  • Auf Wunsch mit NDA

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