Bauleiter prüfen Pläne auf dem Tablet auf der Baustelle

Für Ingenieurbüros, technische Planer & Sachverständige

Stundenbudget LPH 5 überschritten, Abschlag noch nicht gestellt. Wann wird bei Ihnen eigentlich geplant?

ivato digitalisiert die Büroorganisation von Planungs- und Ingenieurbüros und Sachverständigen: Stunden und Projektcontrolling je Leistungsphase, Abschlagsrechnungen, Nachträge, Protokolle, Planlauf und Gutachten. CAD, AVA und Ihre Bürosoftware bleiben. Ihre Ingenieure planen und prüfen wieder, statt zu suchen, abzutippen und hinterherzurechnen.

Rückruf vom Branchenberater →Leistungsphasen ansehen ↓

Kunden aus dieser Branche

Ausgangslage

Welche Feststellungen würden in einem Protokoll über Ihren Büroalltag stehen?

In Planungsbüros geht selten Zeit in der Planung selbst verloren, sondern daneben: in Stundenzetteln, die keiner auswertet, in Nachträgen, die nie gestellt werden, in Protokollen, Planverteilern und Gutachten, die von Hand entstehen. Hier die typischen Punkte aus unseren Erstgesprächen.

    0 von 0 Sätzen kennen Sie

    Tippen Sie die Sätze an, die Sie aus Ihrem Alltag kennen.

    Zusammenfassung: Ingenieure verbringen ihre Zeit mit Verwaltung, und das Honorar, das ihnen zusteht, wird nicht vollständig abgerechnet.

    Darüber sprechen ↓Digital-Checkup starten →

    Leistungsphasen

    In welcher Leistungsphase verliert Ihr Büro die meiste Zeit und das meiste Honorar?

    Wählen Sie zuerst, wie Ihr Büro arbeitet, dann eine Phase. Sie sehen, wie es in vielen Büros heute läuft, was ivato dort umsetzt und was sich dadurch ändert. Die Balken zeigen den Honoraranteil der Grundleistungen je Leistungsphase.

    Heute

    Anfrage per Mail, Unterlagen verstreut

    Bestandspläne, Fotos und Anforderungen des Bauherrn kommen über verschiedene Kanäle. Projektordner und Stammdaten werden von Hand angelegt.

    Mit ivato

    Strukturierter Projektstart

    • Projektanlage mit Ordnerstruktur und Stammdaten auf Knopfdruck
    • Upload-Link für Bauherrenunterlagen
    • KI fasst Anforderungen und offene Punkte zusammen

    Was sich ändert

    Sauberer Start, weniger Rückfragen

    Alle Unterlagen liegen am richtigen Ort, und das Team weiß von Anfang an, was der Bauherr will.

    Honoraranteile der Grundleistungen nach Leistungsbild Objektplanung Gebäude und Innenräume (§ 34 HOAI). Andere Leistungsbilder weichen ab. Effekte rechnen wir für Ihr Büro im Business Case.

    Projektblätter

    Wie sieht das in einem Büro wie Ihrem konkret aus?

    Vier Projektblätter aus TGA-Planung, Bauingenieurwesen und Sachverständigenwesen, jeweils mit Kenndaten, Ausgangslage, Lösung, Ergebnis und Rechnung. Gemeinsam ist allen: CAD, AVA und Bürosoftware sind geblieben, und nach 8 bis 12 Wochen lief die Lösung im Alltag.

    • TGA-PlanungSachsen35 MAHLS, ELT, LPH 1-8

      Soll-Ist-Stunden je Leistungsphase und Abschläge nach Leistungsstand

      Ausgangslage
      Stunden wurden erfasst, aber nicht gegen das Honorar je LPH ausgewertet. Abschlagsrechnungen gingen unregelmäßig raus, Überschreitungen fielen erst bei Projektende auf.
      Lösung
      Stundenerfassung je Projekt und LPH per App, Soll-Ist-Vergleich gegen das vereinbarte Honorar, Ampel bei Budgetüberschreitung, Abschlagsrechnung nach Fertigstellungsgrad vorbereitet.
      Ergebnis
      Projektleiter steuern ihr Budget laufend. Abschläge gehen monatlich raus, Liquidität ist planbar.
      Investition
      28.000 €
      Förderung
      11.200 €
      Eigenanteil
      16.800 €
      Amortisation
      6 Monate

    • TragwerksplanungBayern18 MALPH 1-6, Bauüberwachung

      Planlauf mit Index-Kontrolle und Protokoll aus der Baubesprechung

      Ausgangslage
      Planversand per Mail, Planverteiler in Excel, regelmäßig Unklarheit, welcher Index wo vorliegt. Protokolle der Baubesprechungen wurden abends geschrieben.
      Lösung
      Digitaler Planverteiler mit Index-Historie und Empfangsbestätigung, Aufzeichnung der Baubesprechung, KI erstellt Protokollentwurf mit Pos., Verantwortlichem und Termin.
      Ergebnis
      Jeder Beteiligte hat nachweislich den aktuellen Index. Protokolle gehen am selben Tag raus, prüfen statt schreiben.
      Investition
      22.000 €
      Förderung
      8.800 €
      Eigenanteil
      13.200 €
      Amortisation
      7 Monate

    • BausachverständigeNRW6 MAPrivat-, Gerichts-, Versicherungsgutachten

      Gutachtenentwurf in zwei statt sechs Arbeitstagen

      Ausgangslage
      Ortstermin mit Fotos und Notizblock, Diktat danach, Gutachten aus alten Vorlagen zusammengesetzt. Fristen vom Gericht wurden knapp.
      Lösung
      Ortstermin-App mit Fotodokumentation, Sprachnotizen und Messwerten je Raum oder Bauteil, KI erstellt einen gegliederten Gutachtenentwurf aus Befund, Textbausteinen und eigenen Musterformulierungen.
      Ergebnis
      Der Sachverständige prüft, bewertet und unterschreibt. Mehr Gutachten pro Monat, Fristen werden eingehalten.
      Investition
      19.000 €
      Förderung
      7.600 €
      Eigenanteil
      11.400 €
      Amortisation
      5 Monate

    • InfrastrukturplanungNiedersachsen60 MAVerkehrsanlagen, Ingenieurbauwerke

      VgV-Teilnahmeanträge aus der Referenzdatenbank

      Ausgangslage
      Öffentliche Auftraggeber verlangen für jede Bewerbung passende Referenzen, Projektblätter und Personalqualifikationen. Das Zusammenstellen kostete jedes Mal Tage.
      Lösung
      Referenzdatenbank mit Projektkennwerten, Leistungsphasen und Beteiligten, KI wählt passende Referenzen zur Bekanntmachung aus und füllt die Formblätter vor.
      Ergebnis
      Mehr Bewerbungen mit gleichem Aufwand und bessere Wertung, weil die Referenzen genau zur Aufgabe passen.
      Investition
      32.000 €
      Amortisation
      4 Monate

    Weitere Fallstudien aus Dienstleistung & Beratung · Förderprogramme

    Leistungsbeschreibung

    Welche Leistungen umfasst die Digitalisierung eines Planungsbüros?

    Hier als Leistungsverzeichnis. Jede Position ist ein bewährter Baustein, den wir an Ihr Büro, Ihre Fachdisziplin und Ihre Software anpassen. Sie wählen, welche Positionen beauftragt werden. Die fachliche Verantwortung bleibt immer beim Ingenieur.

    1. 01.01

      Stundenerfassung & Projektcontrolling je LPH

      Erfassung per App oder Browser je Projekt und Leistungsphase, Soll-Ist gegen Honorar, Ampel bei Überschreitung, Auswertung je Projektleiter.

      Kostendruck senken →
    2. 01.02

      Abschlagsrechnung & Nachtragsmanagement

      Abschläge nach Fertigstellungsgrad vorbereitet, Änderungsleistungen und Besondere Leistungen dokumentiert und als Nachtrag aufbereitet.

      Implementierung →
    3. 02.01

      Planverteiler & Index-Kontrolle

      Planversand mit Index-Historie, Empfängerlisten je Projekt, Empfangsbestätigung und Nachweis, wer welchen Stand erhalten hat.

      Skalieren mit KI →
    4. 02.02

      Protokolle, Bautagebuch & Mängel

      KI-Protokollentwurf aus der Besprechung mit Pos., Verantwortlichem und Termin, Bautagebuch mit Fotos, Mängelliste mit Fristen und Nachverfolgung.

      Skalieren mit KI →
    5. 03.01

      Ortstermin-App & Gutachtenentwurf

      Fotos, Sprachnotizen und Messwerte je Bauteil, gegliederter Entwurf aus Befund und eigenen Textbausteinen, Fristen und Abrechnung im Blick.

      Strategie →
    6. 03.02

      Wissensdatenbank & Referenzen

      Büro-Standards, Detaillösungen, Erfahrungswerte und Referenzprojekte per Frage abrufbar. Grundlage für Einarbeitung, VgV-Bewerbungen und Nachfolge.

      Nachfolge sichern →

    Schnittstellen

    Müssen wir CAD, AVA oder Bürosoftware wechseln?

    Nein. Ihre CAD- und BIM-Werkzeuge, Ihre AVA und Ihre Büro- oder Projektsoftware bleiben. Wir setzen daneben an: Stunden, Abrechnung, Kommunikation, Protokolle und Gutachten. Daten werden über Schnittstellen und Exporte übernommen, statt doppelt gepflegt.

    Ihre Systeme bleiben

    • Anbindung an gängige Büro-, Projekt- und Abrechnungssoftware für Planer
    • Planstände aus Ihrer Projektablage werden gelesen, nicht verändert
    • Mandanten- und Bauherrendaten DSGVO-konform, Gutachten vertraulich
    • Daten bleiben auf Servern in Deutschland
    HOAI2021 · JVEG

    Verhandeln Sie Honorare mit echten Zahlen aus Ihren Projekten?

    Seit der HOAI 2021 sind die Honorartafeln nur noch Orientierung, Honorare werden in Textform frei vereinbart. Wer aus abgeschlossenen Projekten weiß, wie viele Stunden eine Leistungsphase wirklich gekostet hat, kalkuliert und verhandelt sicherer. Für gerichtliche Sachverständige gilt weiter die Vergütung nach JVEG, sauber erfasste Zeiten zahlen sich auch dort aus.

    Stand: 10/2026 · vereinfachte Darstellung, keine Rechtsberatung

    Im Gespräch klären ↓

    Ablauf

    Wie starten wir, ohne dass Abgabetermine leiden?

    In drei Schritten, ähnlich wie Sie selbst ein Projekt aufsetzen: Grundlagen klären, planen, ausführen. Ihr Aufwand liegt bei wenigen Terminen mit Büroleitung, einem Projektleiter und der Verwaltung.

    1. Schritt 1 · Grundlagenermittlung

      Erstgespräch

      30 Minuten mit einem Berater, der Planungsbüros und Sachverständige kennt. Wir klären Ziele, Engpässe und Software.

      kostenlos

      Rückruf anfordern ↓

    2. Schritt 2 · Planung

      Strategie

      Bestandsaufnahme im Büro, Business Case in Euro und Stunden, Fahrplan mit Prioritäten.

      Festpreis nach Umfang · förderfähig

      Zur Strategie →

    3. Schritt 3 · Ausführung

      Implementierung

      Umsetzung der gewählten Positionen, Anbindung Ihrer Software, Schulung und Abnahme.

      ab 20.000 € netto · 8-12 Wochen

      Zur Implementierung →

    Förderung überschlagen

    Förderquote
    Förderung
    12.000 €
    Eigenanteil
    18.000 €

    Vereinfachte Rechnung. Quote und Höchstbeträge hängen von Programm, Bundesland und Unternehmensgröße ab. Für die Beratung sind zusätzlich bis zu 5.600 € Zuschuss möglich.

    Projekte erfolgreich begleitet
    1.000+
    Projekte erfolgreich begleitet
    Jahre Erfahrung im Mittelstand
    25+
    Jahre Erfahrung im Mittelstand
    Förderung für die Umsetzung
    bis 60 %
    Förderung für die Umsetzung
    feste Ansprechperson im Projekt
    1
    feste Ansprechperson im Projekt

    Häufige Fragen

    Was Büroinhaber und Sachverständige vorher wissen wollen

    Ihre Frage ist nicht dabei? Im Erstgespräch nehmen wir uns 30 Minuten für Ihr konkretes Thema.

    Die KI erstellt Entwürfe, Gliederungen und Protokolle. Bewertung, fachliche Aussage und Unterschrift bleiben beim Ingenieur oder Sachverständigen. Wie das bei Gerichtsgutachten offengelegt wird, entscheiden Sie. Wir richten den Ablauf so ein, dass jede Aussage geprüft wird, bevor sie das Büro verlässt.

    Dann bauen wir darauf auf. Häufig sind die Daten da, werden aber nicht ausgewertet oder nicht konsequent erfasst. Wir sorgen für einfache Erfassung, verständliche Auswertung je LPH und Abläufe, die Abschläge und Nachträge wirklich auslösen.

    Ja. Gerade in kleinen Büros schreibt der Inhaber Rechnungen und Protokolle selbst. Wenn ein Baustein pro Woche einen halben Tag freimacht oder einen vergessenen Nachtrag abrechnet, rechnet er sich schnell. Das zeigt der Business Case vor der Investition.

    Daten werden DSGVO-konform verarbeitet und verschlüsselt übertragen. KI-Dienste nutzen Ihre Daten nicht zum Training fremder Modelle. Zugriffe werden nach Projekt und Rolle vergeben, die Details regeln wir in einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

    Ja. Ein Büro mit dokumentierten Standards, sauberer Projekthistorie und belegbaren Kennzahlen ist für Nachfolger und Käufer deutlich attraktiver. Mit unserem Exit Check bereiten wir die Übergabe zusätzlich strukturiert vor.

    Für die Beratung sind bis zu 5.600 € Zuschuss möglich, für die Umsetzung je nach Bundesland und Programm bis zu 60 %. Wir prüfen die passenden Programme im Erstgespräch und übernehmen die Antragsunterlagen. Stand: 10/2026, Programme ändern sich regelmäßig.

    Weiterlesen

    Kontakt

    Tauschen Sie sich mit einem unserer Spezialisten aus Ihrer Branche aus.

    30 Minuten, kostenlos. Sie schildern, wo es hakt, wir sagen Ihnen offen, welche Positionen sich bei Ihnen lohnen und was das ungefähr kostet.

    • Rückruf innerhalb eines Werktags
    • Gern auch nach dem Ortstermin oder vor der Baubesprechung

    Rückruf anfordern

    Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.