Moderne Wohnanlage mit gestaffelten Balkonen

Für Hausverwaltungen & Immobilienverwaltungen

Telefon, Postfach, Hausgeldrückstände. Wie viele Einheiten schafft ein Verwalter bei Ihnen noch?

ivato digitalisiert den Verwaltungsalltag: Schadensmeldungen, Handwerkeraufträge, Außenstände, Mahnwesen, Eigentümerversammlung und Kommunikation mit Eigentümern und Mietern. Mit unserem eigenen Verwalter-Portal für Kunden- und Auftragsverwaltung, Außenstände und Erinnerungen. Ihre Verwaltungssoftware bleibt. Ihre Verwalter verwalten wieder, statt hinterherzutelefonieren.

Rückruf vom Branchenberater →Verwalter-Portal ansehen ↓

Kunden aus dieser Branche

Ihr Alltag

Kennen Sie diese Sätze aus Ihrer Verwaltung?

Verwaltungen finden kaum noch Personal, die Anforderungen der Eigentümer steigen, und jede Einheit bringt Anrufe, E-Mails und Fristen mit. Wer wachsen will, muss pro Verwalter mehr Einheiten schaffen, ohne dass die Qualität leidet. Genau dort setzen wir an.

0 von 8 Sätzen kennen Sie

Tippen Sie die Sätze an, die Sie aus Ihrem Alltag kennen.

Das Muster dahinter: Verwalter verbringen ihre Zeit mit Nachfragen, Erinnern und Suchen statt mit Verwalten.

Darüber sprechen ↓

Unser eigenes Produkt

Wie behalten Verwaltungen Außenstände, Aufträge und Fristen im Griff?

Mit dem ivato Verwalter-Portal. Wir haben es für Hausverwaltungen gebaut: Kunden und Objekte, Handwerkeraufträge, Außenstände und Erinnerungen an einem Ort. Offene Beträge werden sichtbar, Erinnerungen gehen automatisch raus, und jeder im Team sieht den Stand, ohne zu fragen.

ivato · Verwalter-Portal
Offen gesamt
18.420 €
Überfällig > 30 Tage
7.960 €
Diesen Monat eingegangen
12.300 €
Objekt / EinheitArtBetragFällig seitStatus
Lindenstr. 12 · WE 07Hausgeld1.240 €62 TageMahnstufe 2
Lindenallee 4 · WE 03Sonderumlage3.500 €34 TageErinnerung 1
Parkweg 9 · Gewerbe 1Miete2.180 €12 TageErinnerung geplant
Am Markt 2 · WE 11Nachzahlung NK418 €5 Tageoffen
Lindenstr. 12 · WE 02Hausgeld310 €-bezahlt heute

Was das Verwalter-Portal kann

  • Kunden & ObjekteEigentümer, Mieter, Einheiten und Ansprechpartner an einem Ort
  • AuftragsverwaltungHandwerker beauftragen, Termine und Status verfolgen, Rechnungen zuordnen
  • AußenständeOffene Hausgelder, Mieten und Umlagen mit Ampel und Fälligkeit
  • ErinnerungsfunktionenZahlungserinnerungen, Mahnstufen und Erinnerungen an Handwerker automatisch
  • Fristen & WiedervorlagenWartungen, Einladungsfristen, Verträge und Prüfungen im Blick
  • Team-TransparenzJeder sieht den Stand, Urlaubsvertretung ohne Übergabezettel

Wie viele Einheiten mehr schafft Ihr Team?

Tragen Sie Ihre Werte ein. Die Zeitersparnis legen Sie selbst fest, den echten Wert ermitteln wir im Business Case.

Einheiten je Kopf heute
250
Zusätzlich möglich
+375 WE

Vereinfachte Rechnung: freigewordene Zeit × heutige Einheiten pro Kopf. Ohne Gewähr, maßgeblich ist der Business Case für Ihr Büro.

Verwaltungsalltag

An welcher Stelle verliert Ihre Verwaltung die meiste Zeit?

Das Portal ist der Kern. Klicken Sie auf eine Station und sehen Sie, wie es in vielen Verwaltungen heute läuft, was ivato dort umsetzt und was sich dadurch ändert. Welche Stationen bei Ihnen den größten Hebel haben, klären wir im Erstgespräch.

Heute

Telefon und Postfach bestimmen den Tag

Anliegen von Eigentümern, Mietern, Beiräten und Handwerkern kommen über Telefon, E-Mail und Post. Vieles wird auf Zetteln notiert und später zugeordnet.

Mit ivato

Jedes Anliegen strukturiert erfasst

  • KI-Telefon nimmt Anrufe rund um die Uhr an
  • Schadensmeldung per Link mit Fotos
  • E-Mails werden Objekt und Verwalter zugeordnet

Was sich ändert

Ruhigeres Büro, nichts geht verloren

Verwalter arbeiten Anliegen geordnet ab, statt ständig unterbrochen zu werden. Notfälle gehen trotzdem sofort raus.

Beschreibungen zeigen typische Abläufe. Konkrete Effekte in Stunden und Euro rechnen wir für Ihre Verwaltung im Business Case.

Praxisbeispiele

Wie sieht das in einer Hausverwaltung konkret aus?

Vier Beispiele aus WEG-, Miet- und gemischten Verwaltungen, jeweils mit Ausgangslage, Lösung und Ergebnis. Gemeinsam ist allen: Die Verwaltungssoftware ist geblieben, und nach 8 bis 12 Wochen lief die Lösung im Alltag.

  • Verwalter-PortalBrandenburgca. 1.200 EinheitenWEG & Miete

    Außenstände sichtbar, Erinnerungen automatisch, Aufträge im Griff

    Ausgangslage
    Kunden, Aufträge und offene Beträge verteilt auf Verwaltungssoftware, Excel und Postfächer. Erinnerungen an säumige Zahler und Handwerker hingen an einzelnen Mitarbeitenden.
    Lösung
    ivato Verwalter-Portal mit Kunden- und Auftragsverwaltung, Übersicht der Außenstände mit Fälligkeit und automatischen Erinnerungsfunktionen.
    Ergebnis
    Offene Beträge und Aufträge sind für das ganze Team sichtbar. Erinnerungen laufen pünktlich, ohne dass jemand daran denken muss.
    Go-live
    8 Wochen
    Außenstände
    −35 %
    Nachfragen Eigentümer
    −40 %
    Im Einsatz seit
    2023

  • WEG-VerwaltungSachsenca. 1.800 Einheiten65 Gemeinschaften

    Eigentümerversammlung in drei statt zehn Arbeitstagen pro Objekt

    Ausgangslage
    Einladungen, Tagesordnung, Vollmachten, Abstimmungsergebnisse, Protokoll und Beschlusssammlung wurden für jede ETV von Hand erstellt und gepflegt.
    Lösung
    Digitale Einladung mit Fristenkontrolle, Online-Vollmachten, Protokollentwurf aus den Abstimmungsergebnissen und automatische Fortschreibung der Beschlusssammlung.
    Ergebnis
    Die ETV-Saison ist planbar. Verwalter prüfen und ergänzen, statt abzuschreiben.
    Investition
    26.000 €
    Amortisation
    7 Monate

  • MietverwaltungNRWca. 2.500 EinheitenWohnen & Gewerbe

    Schadensmeldung bis Handwerkerauftrag ohne Telefonkette

    Ausgangslage
    Schäden kamen per Telefon, oft ohne Fotos und genaue Angaben. Jeder Auftrag brauchte mehrere Anrufe bei Mieter und Handwerker.
    Lösung
    Meldestrecke per Link und KI-Telefonassistent, Objekt und Einheit werden erkannt, Auftrag an den hinterlegten Handwerker, Mieter bekommt Statusinfos automatisch.
    Ergebnis
    Schäden werden schneller behoben, das Telefon ist deutlich ruhiger, und jeder Auftrag ist dokumentiert.
    Investition
    31.000 €
    Amortisation
    8 Monate

  • Gemischt & SEVBayernca. 900 EinheitenWEG, Miete, Sondereigentum

    Postfach und Belege sortiert, bevor der Verwalter sie öffnet

    Ausgangslage
    Über 150 E-Mails am Tag in einem Sammelpostfach, Rechnungen per Mail und Post, Zuordnung zu Objekt und Kostenart von Hand.
    Lösung
    KI ordnet E-Mails Objekt, Einheit und Anliegen zu, schlägt Antworten vor, erkennt Rechnungen und bereitet sie mit Objekt und Kostenart für die Verwaltungssoftware vor.
    Ergebnis
    Jede Mail landet beim richtigen Verwalter, Standardantworten gehen schneller raus, und die Belege für die Abrechnung sind sauber.
    Investition
    22.000 €
    Amortisation
    6 Monate

Weitere Fallstudien aus Immobilien & Bauträger · Förderprogramme

Lösungen

Welche Werkzeuge setzt ivato in Hausverwaltungen ein?

Das Verwalter-Portal und bewährte Bausteine darum herum, angepasst an Ihre Verwaltungsart und Ihre Software. Keine Plattform, die Sie selbst einrichten müssen, sondern eine fertige Lösung für Ihr Team.

  • ivato Verwalter-Portal

    Kunden- und Auftragsverwaltung, Außenstände und Erinnerungsfunktionen an einem Ort. Für das ganze Team, auch in der Urlaubsvertretung.

    Zum Portal →

  • KI-Telefon & Schadensmeldung

    Nimmt Anrufe und Schäden rund um die Uhr an, erkennt Objekt und Dringlichkeit und legt den Auftrag an. Notfälle gehen sofort an die Bereitschaft.

    Zu Skalieren mit KI →

  • KI-Postfach & Belegerkennung

    E-Mails werden Objekt, Einheit und Anliegen zugeordnet, Antwortvorschläge vorbereitet, Rechnungen mit Kostenart erfasst.

    Zu Kostendruck senken →

  • Digitale Eigentümerversammlung

    Einladung mit Fristenkontrolle, Online-Vollmachten, Protokollentwurf und automatisch gepflegte Beschlusssammlung.

    Zur Implementierung →

  • Eigentümer- & Mieterportal

    Dokumente, Abrechnungen, Protokolle und Schadensstatus zum Abrufen. Weniger Anrufe, mehr Vertrauen bei Eigentümern und Beirat.

    Zu Vertrieb & CRM Automation →

  • Objektakte & Wissensdatenbank

    Besonderheiten, Beschlüsse, Verträge und Historie je Objekt per Frage abrufbar. Wichtig bei Verwalterwechsel, Übernahmen und Nachfolge.

    Zu Nachfolge sichern →

Verwaltungssoftware & Bank

Müssen wir unsere Verwaltungssoftware wechseln?

Nein. Ihre Verwaltungssoftware bleibt das führende System für Buchhaltung, Abrechnung und Stammdaten. Das Verwalter-Portal und die weiteren Bausteine setzen daneben an: Kommunikation, Aufträge, Außenstände und Fristen. Daten werden übergeben, statt doppelt gepflegt.

Ihre Systeme bleiben

  • Anbindung an gängige Verwaltungssoftware über vorhandene Schnittstellen oder Datenexporte
  • Zahlungseingänge werden für die Außenstände mitgenutzt
  • Eigentümer- und Mieterdaten DSGVO-konform verarbeitet
  • Daten bleiben auf Servern in Deutschland
WEGHeizkostenV

Wachsen die Pflichten schneller als Ihr Team?

Eigentümer können seit Dezember 2023 einen zertifizierten Verwalter verlangen. Bei fernablesbaren Zählern sind monatliche Verbrauchsinformationen vorgeschrieben, und die CO2-Kosten müssen zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt werden. Jede neue Pflicht heißt mehr Dokumentation und mehr Kommunikation. Digitale Abläufe sorgen dafür, dass das nicht an einzelnen Köpfen hängt.

Stand: 10/2026 · vereinfachte Darstellung, keine Rechtsberatung

Im Gespräch klären ↓

Ablauf & Preise

Wie starten wir, ohne dass die Abrechnungssaison leidet?

Mit einem Gespräch von 30 Minuten. Danach entscheiden Sie Schritt für Schritt, ob Sie mit dem Portal, dem Telefon oder der ETV beginnen. Wir planen die Umsetzung um Abrechnungs- und Versammlungssaison herum.

  1. Schritt 1

    Erstgespräch

    30 Minuten mit einem Berater, der Hausverwaltungen kennt. Auf Wunsch mit Live-Demo des Verwalter-Portals.

    kostenlos

    Rückruf anfordern ↓

  2. Schritt 2

    Strategie

    Wir sehen uns Ihren Verwaltungsalltag an, rechnen den Business Case in Euro und Einheiten pro Verwalter und legen einen Fahrplan fest.

    Festpreis nach Umfang · förderfähig

    Zur Strategie →

  3. Schritt 3

    Implementierung

    Wir richten Portal und weitere Bausteine ein, binden Ihre Software an und schulen Ihr Team, bis es läuft.

    ab 20.000 € netto · 8-12 Wochen

    Zur Implementierung →

Förderung überschlagen

Förderquote
Förderung
12.000 €
Eigenanteil
18.000 €

Vereinfachte Rechnung. Quote und Höchstbeträge hängen von Programm, Bundesland und Unternehmensgröße ab. Für die Beratung sind zusätzlich bis zu 5.600 € Zuschuss möglich.

Projekte erfolgreich begleitet
1.000+
Projekte erfolgreich begleitet
Jahre Erfahrung im Mittelstand
25+
Jahre Erfahrung im Mittelstand
Förderung für die Umsetzung
bis 60 %
Förderung für die Umsetzung
feste Ansprechperson im Projekt
1
feste Ansprechperson im Projekt

Häufige Fragen

Was Inhaber von Hausverwaltungen vorher wissen wollen

Ihre Frage ist nicht dabei? Im Erstgespräch nehmen wir uns 30 Minuten für Ihr konkretes Thema.

Niemand wird gezwungen. Wer lieber anruft oder Post bekommt, kann das weiter tun. Die KI nimmt den Anruf trotzdem strukturiert auf, und Briefe werden aus denselben Daten erzeugt. Erfahrungsgemäß nutzen viele Eigentümer das Portal, sobald sie merken, dass sie dort schneller eine Antwort bekommen.

In den meisten Fällen ja, über vorhandene Schnittstellen oder Datenexporte. Das prüfen wir im Erstgespräch, bevor Sie sich festlegen.

Ja. Mahnstufen, Erinnerungsintervalle, Auftragsarten, Handwerkerlisten und Zuständigkeiten richten wir nach Ihren Abläufen ein. Das Portal erscheint in Ihrem Erscheinungsbild.

Oft gerade dann, weil wenige Personen alles abdecken und jeder Ausfall sofort spürbar ist. Schon die Übersicht über Außenstände und automatische Erinnerungen entlasten deutlich. Ob es sich rechnet, zeigt der Business Case vor der Investition.

Daten werden DSGVO-konform verarbeitet und verschlüsselt übertragen. KI-Dienste nutzen die Daten nicht zum Training fremder Modelle. Die Details regeln wir in einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.

Für die Beratung sind bis zu 5.600 € Zuschuss möglich, für die Umsetzung je nach Bundesland und Programm bis zu 60 %. Wir prüfen die passenden Programme im Erstgespräch und übernehmen die Antragsunterlagen. Stand: 10/2026, Programme ändern sich regelmäßig.

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Kontakt

Tauschen Sie sich mit einem unserer Spezialisten aus Ihrer Branche aus.

30 Minuten, kostenlos, auf Wunsch mit Live-Demo des Verwalter-Portals. Wir sagen Ihnen offen, welche zwei, drei Stellen sich bei Ihnen lohnen und was das ungefähr kostet.

  • Rückruf innerhalb eines Werktags
  • Live-Demo des Verwalter-Portals möglich

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Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.