Vorlesung im Hörsaal

Für Hochschulen, Universitäten & Weiterbildungseinrichtungen

Semesterstart, Bewerbungsfrist, Prüfungsphase: Warum beantwortet Ihr Team jedes Jahr dieselben Fragen von Hand?

ivato digitalisiert Service und Verwaltung in Hochschulen und Universitäten: ein KI-Assistent, der aus Ihren Ordnungen, Merkblättern und Rundschreiben antwortet, Online-Anmeldung für Kurse, Seminare und Tagungen, digitale Gremienarbeit und Weiterbildung als neue Einnahmequelle. Ihre Systeme bleiben. Ihr Team gewinnt Zeit für Beratung, Forschung und Studierende.

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Kunden aus dieser Branche

Ihr Alltag

Kennen Sie diese Sätze aus Verwaltung, Geschäftsstelle und Fachreferat?

Hochschulen und Universitäten haben viel Wissen und wenig Personal, um es zu verteilen. Dieselben Fragen kommen in Wellen: zum Semesterstart, vor Fristen, nach jeder Ordnungsänderung. Dazu Anmeldungen, Gremien und Berichte. Genau dort setzen wir an.

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Tippen Sie die Sätze an, die Sie aus Ihrem Alltag kennen.

Das Muster dahinter: Wertvolles Wissen liegt in Dokumenten, und Menschen verbringen ihre Zeit damit, es immer wieder von Hand weiterzugeben.

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Abläufe

An welcher Stelle verliert Ihre Organisation die meiste Zeit?

Wählen Sie zuerst Ihre Organisation, dann eine Station. Sie sehen, wie es in vielen Häusern heute läuft, was ivato dort umsetzt und was sich dadurch ändert. Welche Stationen bei Ihnen den größten Hebel haben, klären wir im Erstgespräch.

Heute

Dieselben Fragen in jeder Welle

Studieninteressierte fragen per Mail, Telefon und Chat nach Studiengängen, Voraussetzungen und Fristen. Die Antworten stehen in Ordnungen und auf Webseiten, die schwer zu finden sind.

Mit ivato

KI-Assistent für Studieninteressierte

  • Antworten aus Ordnungen, Satzungen und FAQ mit Quelle
  • Rund um die Uhr auf Website und im Postfach
  • Übergabe an die Beratung mit Zusammenfassung

Was sich ändert

Beratung für die Fälle, die Menschen brauchen

Standardfragen sind sofort beantwortet, und die Studienberatung hat Zeit für individuelle Gespräche.

Beschreibungen zeigen typische Abläufe. Entscheidungen über Zulassung, Prüfungen, Mitgliedschaft und Beschlüsse bleiben immer bei den zuständigen Personen und Gremien.

Praxisbeispiele

Wie sieht das in einer Hochschule oder Universität konkret aus?

Zwei Beispiele aus Hochschulverwaltung und Weiterbildung, jeweils mit Ausgangslage, Lösung und Ergebnis. Gemeinsam ist allen: Bestehende Systeme blieben, und nach 8 bis 12 Wochen lief die Lösung im Alltag.

  • Hochschule für angewandte Wissenschaftenca. 8.000 Studierende

    KI-Assistent für Studienberatung und Bewerbung

    Ausgangslage
    Zum Semesterstart und vor Bewerbungsfristen Tausende Anfragen an Studienberatung und Studierendensekretariat, meist zu Fristen, Unterlagen und Zulassungsvoraussetzungen.
    Lösung
    KI-Assistent auf Website und im Postfach, der aus Prüfungsordnungen, Zulassungssatzungen und FAQ antwortet, mit Quellenangabe. Unklare Fälle gehen mit Zusammenfassung an die Beratung.
    Ergebnis
    Standardfragen werden rund um die Uhr beantwortet. Die Beratung hat Zeit für individuelle Fälle.
    Go-live
    10 Wochen
    Anfragen per Mail
    −40 %
    Antworten mit Quelle
    100 %
    Erreichbar
    24/7

  • Weiterbildungszentrum einer Universitätrund 40 Zertifikatskurse

    Weiterbildung als Einnahmequelle, Anmeldung bis Zertifikat digital

    Ausgangslage
    Gute Kurse, wenig Sichtbarkeit bei Unternehmen. Anmeldung per PDF, Rechnung von Hand, Firmenkunden ohne Ansprechpartner-Historie.
    Lösung
    Kursseiten mit Online-Anmeldung und Bezahlung, CRM für Unternehmen und Personalabteilungen, automatische Teilnahmebescheinigungen, Nachfass für Folgekurse.
    Ergebnis
    Mehr Anmeldungen aus Unternehmen, weniger Verwaltungsaufwand pro Teilnehmer, planbare Einnahmen.
    Go-live
    12 Wochen
    Anmeldungen online
    95 %
    Bescheinigungen
    automatisch

Weitere Fallstudien

Lösungen

Welche Werkzeuge setzt ivato in Hochschulen und Universitäten ein?

Bewährte Bausteine, angepasst an Ihre Organisation, Ihre Ordnungen und Ihre Systeme. Der Kern ist fast immer derselbe: Ihr vorhandenes Wissen wird zugänglich, und wiederkehrende Abläufe laufen digital.

  • KI-Assistent mit Quellenangabe

    Antwortet aus Ordnungen, Satzungen, Merkblättern und Rundschreiben, nennt Quelle und Stand, übergibt unklare Fälle an Menschen. Gekennzeichnet als KI.

    Zu Skalieren mit KI →

  • Anmeldung für Kurse, Seminare & Tagungen

    Online-Anmeldung mit Preisgruppen, Bezahlung, Warteliste, Teilnehmerlisten und automatischen Bescheinigungen.

    Zur Implementierung →

  • Gremienportal

    Sitzungsunterlagen, Umlaufbeschlüsse mit Fristen, Protokollentwürfe und Beschlussarchiv für Vorstand, Ausschüsse, Senat oder Fachbereichsrat.

    Zu Kostendruck senken →

  • CRM für Weiterbildung & Alumni

    Unternehmen, Teilnehmende und Alumni mit Historie, Interessen und Kontaktpunkten. Gezielte Ansprache statt Rundmail an alle.

    Zu Vertrieb & CRM Automation →

  • Projekt- & Drittmittelverwaltung

    Budgets, Belege, Meilensteine und Berichte je Projekt an einem Ort. Berichtsentwürfe entstehen aus den erfassten Daten.

    Zur Strategie →

  • Wissensbasis für Mitarbeitende

    Interne Abläufe, Vorlagen und Regelungen per Frage abrufbar. Neue Mitarbeitende und Ehrenamtliche finden sich schneller zurecht.

    Zu Nachfolge sichern →

Systeme & Vergabe

Müssen wir das Campus-Management ersetzen?

Nein. Ihr Campus-Management-System, Ihre Finanzsoftware bleiben führend. Wir setzen davor und daneben an: Service, Anmeldung, Gremien und Wissen. Für die Beauftragung liefern wir eine Leistungsbeschreibung und ein Festpreisangebot in der Form, die Ihre Vergabestelle braucht.

Ihre Systeme bleiben

  • Anbindung an vorhandene Campus- und Finanzsysteme über Schnittstellen oder Exporte
  • Barrierearme Gestaltung der Oberflächen nach geltenden Vorgaben
  • Datenschutz nach DSGVO und Landesdatenschutzrecht, Abstimmung mit Ihrem DSB
  • Daten bleiben auf Servern in Deutschland
KI-VOBITV · Vergabe

Wie setzen öffentliche und gemeinnützige Organisationen KI verantwortungsvoll ein?

Mit klaren Regeln: Nach der EU-KI-Verordnung müssen Menschen erkennen können, wenn sie mit einer KI sprechen. Öffentliche Stellen wie Hochschulen müssen digitale Angebote zudem barrierefrei gestalten, und die Beauftragung folgt dem Vergaberecht. Wir bauen Assistenten, die nur aus freigegebenen Quellen antworten, Quellen nennen und an Menschen übergeben, und liefern die Unterlagen, die Ihre Vergabestelle braucht.

Stand: 10/2026 · vereinfachte Darstellung, keine Rechtsberatung

Im Gespräch klären ↓

Ablauf

Wie starten wir, passend zu Gremien, Haushalt und Vergabe?

Mit einem Gespräch, gern mit Verwaltung, IT und Datenschutz am Tisch. Danach entscheiden Sie Schritt für Schritt. Wir richten Zeitplan und Unterlagen an Ihren Gremien- und Haushaltszyklen aus.

  1. Schritt 1

    Erstgespräch

    45 Minuten. Wir besprechen Engpässe, Systeme und Rahmenbedingungen und zeigen passende Beispiele.

    kostenlos

    Gespräch anfragen ↓

  2. Schritt 2

    Analyse & Leistungsbeschreibung

    Bestandsaufnahme, Nutzen in Stunden und Servicequalität, Fahrplan und eine Leistungsbeschreibung, die für Ihre Vergabe taugt.

    Festpreis nach Umfang

    Zur Strategie →

  3. Schritt 3

    Umsetzung & Betreuung

    Wir setzen die gewählten Bausteine um, binden Ihre Systeme an, schulen Ihr Team und betreuen die Lösung dauerhaft.

    Festpreis · 8-12 Wochen

    Zur Implementierung →
Projekte erfolgreich begleitet
1.000+
Projekte erfolgreich begleitet
Jahre Erfahrung
25+
Jahre Erfahrung
vergabefähig angeboten
Festpreis
vergabefähig angeboten
feste Ansprechperson im Projekt
1
feste Ansprechperson im Projekt

Häufige Fragen

Was Kanzler, Geschäftsführer und Verwaltungsleitungen vorher wissen wollen

Ihre Frage ist nicht dabei? Im Erstgespräch nehmen wir uns 30 Minuten für Ihr konkretes Thema.

Das hängt vom Auftragswert und Ihren Vergaberegeln ab. Wir liefern eine nachvollziehbare Leistungsbeschreibung und ein Festpreisangebot, auf Wunsch auch in Losen, und stimmen uns früh mit Ihrer Vergabestelle ab.

Der Assistent antwortet nur aus Quellen, die Sie freigegeben haben, und nennt zu jeder Antwort Quelle und Stand. Ist die Frage nicht eindeutig zu beantworten, sagt er das und übergibt mit Zusammenfassung an einen Menschen. Antworten werden regelmäßig stichprobenartig geprüft.

Die Fachabteilungen, so wie heute ihre Dokumente. Neue oder geänderte Ordnungen, Merkblätter und Rundschreiben werden hinterlegt, ältere Fassungen werden ersetzt. Wir richten den Ablauf so ein, dass das ohne Technikkenntnisse geht.

Daten werden DSGVO-konform und nach geltendem Landesdatenschutzrecht verarbeitet, verschlüsselt übertragen und nicht zum Training fremder KI-Modelle genutzt. Die Abstimmung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten gehört zum Projekt.

Wenn es einfacher ist als heute, ja. Gremienportal und Umlaufbeschlüsse funktionieren per Link auf dem Smartphone, ohne Schulung. Wer lieber Papier möchte, bekommt die Unterlagen weiterhin, erzeugt aus demselben System.

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Kontakt

Tauschen Sie sich mit einem unserer Spezialisten aus Ihrer Branche aus.

45 Minuten, kostenlos. Gern mit Verwaltung, IT und Datenschutz.

  • Rückmeldung innerhalb eines Werktags
  • Unterlagen passend für Ihre Vergabestelle

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Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.