Ingenieurteam mit Tablet in einer Produktionsanlage

Für Maschinenbau, Anlagenbau & Spezialindustrie

Ihre Konstruktion ist voll, das Angebot liegt seit drei Wochen. Wer gewinnt den Auftrag?

ivato digitalisiert den Auftragsdurchlauf im mittelständischen Maschinen- und Anlagenbau: von der Anfrage über Angebot, Auftragsklärung und Stückliste bis zu Inbetriebnahme, Service und Ersatzteil. Ihr ERP bleibt, Ihr CAD bleibt. Wir nehmen Ihren Leuten die Sucherei, das Abtippen und das Nachtelefonieren ab.

Digital-Checkup für 30 € starten →Auftragsdurchlauf ansehen ↓

Kunden aus dieser Branche

Ihr Alltag

Kommen Ihnen diese Sätze aus der Werkhalle und dem Büro bekannt vor?

Im Maschinen- und Anlagenbau geht selten Geld in der Fertigung verloren, sondern davor und danach: in Angeboten, die zu lange dauern, in Wissen, das nur in einzelnen Köpfen steckt, und in Serviceeinsätzen, die erst Wochen später abgerechnet werden. Genau dort setzen wir an.

0 von 8 Sätzen kennen Sie

Tippen Sie die Sätze an, die Sie aus Ihrem Alltag kennen.

Das Muster dahinter: gute Ingenieure verbringen ihre Zeit mit Suchen, Abtippen und Nachfragen.

Wo genau? Zum Auftragsdurchlauf ↓

Auftragsdurchlauf

An welcher Stelle Ihres Auftragsdurchlaufs verlieren Sie die meiste Zeit?

Klicken Sie auf eine Station. Sie sehen, wie es in vielen Betrieben heute läuft, was ivato dort umsetzt und was sich dadurch ändert. Meist sind es zwei bis vier Stationen, die den größten Hebel haben. Die finden wir im Digital-Checkup und in der Strategie.

Heute

Anfragen kommen per Mail, Telefon und Messe

Wer was angefragt hat, steht in Postfächern und auf Visitenkarten. Nachgefasst wird, wenn der Vertrieb gerade nicht auf Montage ist.

Mit ivato

Jede Anfrage an einem Ort

  • Messe- und Web-Leads direkt ins CRM
  • KI liest Anfrage-Mails und Anhänge aus
  • Automatischer Nachfass, bis eine Antwort kommt

Was sich ändert

Kein Kontakt geht verloren

Sie sehen jederzeit, welche Anfragen offen sind, wie hoch die Pipeline ist und wie Ihre Hit Rate aussieht.

Beschreibungen zeigen typische Abläufe. Konkrete Effekte in Stunden und Euro berechnen wir für Ihren Betrieb im Business Case.

Praxisbeispiele

Wie sieht das in einem Betrieb wie Ihrem konkret aus?

Vier Beispiele aus dem Sondermaschinenbau, Anlagenbau und der Spezialindustrie: jeweils mit Ausgangslage, Lösung, Ergebnis und Rechnung. Gemeinsam ist allen, dass ERP und CAD geblieben sind und die Lösung nach 8 bis 12 Wochen im Alltag lief.

  • SondermaschinenbauSachsen85 MAMontage- & Prüfanlagen

    Angebot für Sondermaschinen in 4 statt 15 Arbeitstagen

    Ausgangslage
    Jedes Angebot lief über den Konstruktionsleiter. Kalkulation in Excel, Bausteine aus alten Projekten zusammenkopiert, Hit Rate unbekannt.
    Lösung
    Baukasten aus Standardbaugruppen, Kalkulationsvorlage mit Werten aus der Nachkalkulation, KI liest Lastenhefte vor und markiert Abweichungen.
    Ergebnis
    Vertrieb erstellt 70 % der Angebote ohne Konstruktion. Konstruktionsleiter prüft nur noch Sonderpunkte.
    Investition
    34.000 €
    Förderung
    13.500 €
    Eigenanteil
    20.500 €
    Amortisation
    7 Monate

  • AnlagenbauBayern140 MAFörder- & Lagertechnik

    Ersatzteilanfragen in Minuten statt Tagen beantwortet

    Ausgangslage
    Über 1.200 Anlagen im Feld, Stücklisten in drei Systemen. Jede Ersatzteilanfrage landete am Ende bei einem Konstrukteur.
    Lösung
    KI-Assistent für den Innendienst: Seriennummer oder Foto rein, passende Stücklistenposition, Preis und Lieferzeit raus. Angebot direkt aus dem CRM.
    Ergebnis
    Konstruktion von Ersatzteilfragen fast vollständig entlastet, After-Sales-Umsatz messbar gestiegen.
    Investition
    42.000 €
    Amortisation
    9 Monate

  • AnlagenbauThüringen60 MAVerfahrenstechnik

    Servicebericht auf dem Tablet, Rechnung am selben Tag

    Ausgangslage
    Monteure schrieben Berichte von Hand, das Büro tippte sie ab. Rechnungen gingen im Schnitt 19 Tage nach dem Einsatz raus, Stunden fehlten.
    Lösung
    Digitaler Servicebericht mit Fotos und Unterschrift beim Kunden, automatische Übergabe an die Faktura, Einsatzplanung für Techniker im CRM.
    Ergebnis
    Abrechnung am Einsatztag, keine vergessenen Stunden mehr, Monteure sparen den Papierkram am Wochenende.
    Investition
    24.000 €
    Förderung
    9.600 €
    Eigenanteil
    14.400 €
    Amortisation
    6 Monate

  • SpezialindustrieBaden-Württemberg45 MAOberflächentechnik, Lohnfertigung

    Messe-Leads werden zu Anfragen, nicht zu Altpapier

    Ausgangslage
    Zwei Fachmessen pro Jahr, rund 300 Kontakte. Nachgefasst wurde, wenn Zeit war. Anfragen per Mail, Zeichnungen im Anhang, keine Übersicht.
    Lösung
    Messe-App mit Lead-Erfassung direkt ins CRM, automatische Nachfass-Sequenz, KI liest Anfragen und Zeichnungen aus und legt die Anfrage vorbereitet an.
    Ergebnis
    Jeder Messekontakt hat einen nächsten Schritt. Anfragen sind am selben Tag erfasst und dem richtigen Ansprechpartner zugeordnet.
    Investition
    21.000 €
    Förderung
    8.400 €
    Eigenanteil
    12.600 €
    Amortisation
    8 Monate

Weitere Fallstudien aus Maschinen- & Anlagenbau · Förderprogramme

Lösungen

Welche Werkzeuge setzt ivato im Maschinen- und Anlagenbau ein?

Bewährte Bausteine, die wir an Ihren Betrieb anpassen, statt jedes Mal neu zu entwickeln. Sie bekommen keine Plattform, die Sie selbst einrichten müssen, sondern eine fertige Lösung, die Ihre Leute am ersten Tag bedienen können.

  • Produktkonfigurator & Baukasten

    Varianten und Optionen regelbasiert zusammenstellen, Preis und Stückliste entstehen automatisch. Für Vertrieb, Händler oder direkt für Ihre Kunden.

  • KI für Lastenhefte & Anfragen

    Liest Lastenhefte, Ausschreibungen und Zeichnungsanhänge, fasst Anforderungen zusammen und markiert Punkte, die vom Standard abweichen.

    Mehr zu Skalieren mit KI →

  • CRM für Projektgeschäft

    Von der Messe bis zur Abnahme: Anfragen, Angebote, Nachfass und Meilensteine in einem System. Mit Hit Rate und Pipeline, die die Geschäftsführung wirklich nutzt.

    Zu Vertrieb & CRM Automation →

  • Service-App & Einsatzplanung

    Digitaler Servicebericht, Fotos, Unterschrift, Ersatzteilbedarf. Die Faktura bekommt alles am selben Tag, der Techniker plant seine Einsätze vom Tablet.

    Zu Kostendruck senken →

  • Ersatzteil-Assistent

    Seriennummer, Baujahr oder Foto genügen: Der Assistent findet die Position in der Stückliste, zeigt Preis und Verfügbarkeit und bereitet das Angebot vor.

    Zur Implementierung →

  • Wissensdatenbank gegen Kopfmonopole

    Das Wissen Ihrer erfahrenen Konstrukteure und Monteure wird dokumentiert und per Frage abrufbar. Wichtig für Fachkräftemangel und für die Nachfolge.

    Zu Nachfolge sichern →

ERP, CAD & PDM

Müssen wir dafür unser ERP austauschen?

Nein. Ihr ERP bleibt das führende System für Artikel, Stücklisten und Aufträge. Wir bauen die fehlenden Verbindungen drumherum, damit Daten nicht mehr von Hand übertragen werden. Kein Mammutprojekt, kein Stillstand.

Ihre Systeme bleiben

  • Anbindung an gängige Mittelstands-ERP-Systeme über vorhandene Schnittstellen
  • CAD- und PDM-Daten werden gelesen, nicht verändert
  • Kundendaten und Zeichnungen bleiben auf Servern in Deutschland
  • Know-how-Schutz: Ihre Konstruktionsdaten trainieren keine fremden KI-Modelle
20.01.2027

Ist Ihre Dokumentation bereit für die neue EU-Maschinenverordnung?

Ab dem 20. Januar 2027 gilt die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 und löst die Maschinenrichtlinie ab. Betriebsanleitungen dürfen dann grundsätzlich digital bereitgestellt werden. Wer seine technische Dokumentation ohnehin anfassen muss, kann sie bei der Gelegenheit digital und auffindbar aufbauen.

Stand: 10/2026 · keine Rechtsberatung, Details mit Ihrem CE-Verantwortlichen prüfen

Im Checkup mitprüfen →

Ablauf & Preise

Wie starten wir, ohne dass Ihr Tagesgeschäft leidet?

In drei Schritten, die aufeinander aufbauen. Sie entscheiden nach jedem Schritt neu. Ihr Aufwand liegt bei wenigen Terminen mit Geschäftsführung, Vertrieb, Konstruktion und Service. Den Rest erledigen wir.

  1. Schritt 1

    Digital-Checkup

    Online-Fragebogen mit Fragen zu Vertrieb, Auftragsabwicklung und Service. Sie sehen sofort, wo Ihr Betrieb steht und welche Stationen den größten Hebel haben.

    30 €

    Zum Digital-Checkup →

  2. Schritt 2

    Strategie

    Wir sehen uns Ihren Auftragsdurchlauf vor Ort an, rechnen den Business Case in Euro und legen einen Fahrplan mit Prioritäten fest.

    Festpreis nach Umfang · förderfähig

    Zur Strategie →

  3. Schritt 3

    Implementierung

    Wir setzen die wirksamsten Hebel um, binden ERP und CAD an und schulen Ihre Leute, bis es im Alltag läuft.

    ab 20.000 € netto · 8-12 Wochen

    Zur Implementierung →

Förderung überschlagen

Förderquote
Förderung
12.000 €
Eigenanteil
18.000 €

Vereinfachte Rechnung. Quote und Höchstbeträge hängen von Programm, Bundesland und Unternehmensgröße ab. Für die Beratung sind zusätzlich bis zu 5.600 € Zuschuss möglich.

Projekte erfolgreich begleitet
1.000+
Projekte erfolgreich begleitet
Jahre Erfahrung im Mittelstand
25+
Jahre Erfahrung im Mittelstand
Förderung für die Umsetzung
bis 60 %
Förderung für die Umsetzung
feste Ansprechperson im Projekt
1
feste Ansprechperson im Projekt

Häufige Fragen

Was Geschäftsführer im Maschinenbau vorher wissen wollen

Ihre Frage ist nicht dabei? Im Erstgespräch nehmen wir uns 30 Minuten für Ihr konkretes Thema.

Ja, gerade dort. Auch eine Sondermaschine besteht zu einem großen Teil aus wiederkehrenden Baugruppen, Kalkulationspositionen und Abläufen. Wir digitalisieren diesen wiederkehrenden Teil, damit Ihre Konstrukteure Zeit für das wirklich Neue haben.

Wir brauchen eine Ansprechperson bei Ihnen und je Station ein bis zwei kurze Termine mit den Fachleuten. Konzeption, Umsetzung, Tests und Schulung übernehmen wir. Die Termine planen wir um Ihre Abnahmen und Inbetriebnahmen herum.

Ihre Daten bleiben Ihre Daten. Wir lesen CAD- und PDM-Daten nur dort, wo es für die Lösung nötig ist, und nutzen KI-Dienste, bei denen Ihre Daten nicht zum Training fremder Modelle verwendet werden. Die Details halten wir in einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung fest.

Oft sogar besonders, weil kleine Betriebe von wenigen Schlüsselpersonen abhängen. Wenn der Geschäftsführer selbst noch Angebote rechnet oder der einzige Konstrukteur jede Ersatzteilfrage beantwortet, ist der Hebel groß. Ob es sich rechnet, zeigt der Business Case in der Strategie, bevor Sie in die Umsetzung investieren.

Für die Beratung sind bis zu 5.600 € Zuschuss möglich, für die Umsetzung je nach Bundesland und Programm bis zu 60 %. Wir prüfen die passenden Programme im Erstgespräch und übernehmen die Antragsunterlagen. Stand: 10/2026, Programme ändern sich regelmäßig.

Ja. Viele Betriebe starten mit der Station, die am meisten schmerzt, häufig Angebot oder Service. Wenn das läuft, folgt die nächste. Die Strategie sorgt dafür, dass die Einzelteile später zusammenpassen.

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Nächster Schritt

Wo verliert Ihr Betrieb die meiste Zeit? In 15 Minuten wissen Sie es.

Der Digital-Checkup ist auf Maschinen- und Anlagenbauer zugeschnitten. Sie bekommen einen Bericht mit Ihren stärksten Hebeln im Auftragsdurchlauf und eine Einschätzung zur Förderung.

Digital-Checkup starten →Erstgespräch buchen →

Digital-Checkup · Maschinenbau

30 €

  • Fragen zu Angebot, Konstruktion, Service
  • Ergebnis mit Prioritäten je Station
  • Einschätzung Förderung
  • Anrechnung auf die Beratung