Paragrafenzeichen auf Antragsformular und Plänen

Für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer & Rechtsanwälte

Belege fehlen, Fristen drücken, das Telefon klingelt. Wann kommt Ihre Kanzlei eigentlich zum Beraten?

ivato digitalisiert die Abläufe rund um Ihre Kanzleisoftware: Belegnachforderung, Mandatsanfragen, Fristen, Posteingang, Bescheidprüfung, Schriftsatzentwürfe und Abrechnung. Ihre Kanzleisoftware bleibt, die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Ihr Team läuft nicht mehr Unterlagen hinterher, und Sie gewinnen Zeit für Mandanten.

Rückruf vom Branchenberater →Mandatsprozess ansehen ↓

Ihr Alltag

Kennen Sie diese Sätze aus Ihrer Kanzlei?

Kanzleien haben mehr Arbeit als Personal. Ein großer Teil der Zeit geht nicht in Fachlichkeit, sondern in Nachfordern, Nachfragen und Sortieren. Wer hier entlastet, kann mehr Mandate betreuen oder mehr beraten, ohne neue Fachkräfte suchen zu müssen. Genau dort setzen wir an.

0 von 8 Sätzen kennen Sie

Tippen Sie die Sätze an, die Sie aus Ihrem Alltag kennen.

Das Muster dahinter: Fachkräfte verbringen Zeit mit Nachfordern und Sortieren, und Beratung bleibt liegen.

Darüber sprechen ↓

Mandatsprozess

Wo verliert Ihre Kanzlei zwischen Mandat und Rechnung am meisten Zeit?

Klicken Sie auf eine Station. Sie sehen, wie es in vielen Kanzleien heute läuft, was ivato dort umsetzt und was sich dadurch ändert. Meist haben zwei bis vier Stationen den größten Hebel. Welche das bei Ihnen sind, klären wir im Erstgespräch.

Heute

Neues Mandat, Papierstapel

Anfragen kommen per Telefon und Mail. Für neue Mandate werden Auftrag, Vollmachten, Identifizierung und Stammdaten auf Papier eingeholt und abgetippt.

Mit ivato

Digitales Onboarding

  • Online-Erfassung von Stammdaten und Unterlagen
  • Identifizierung nach Geldwäschegesetz digital dokumentiert
  • Auftrag und Vollmachten zur digitalen Unterschrift

Was sich ändert

Neue Mandate in Tagen startklar

Weniger Papier, vollständige Unterlagen und ein professioneller erster Eindruck beim Mandanten.

Beschreibungen zeigen typische Abläufe. Konkrete Effekte in Stunden und Euro rechnen wir für Ihre Kanzlei im Business Case.

Praxisbeispiele

Wie sieht das in einer Kanzlei wie Ihrer konkret aus?

Vier Beispiele aus Steuerkanzleien und Wirtschaftsprüfung, jeweils mit Ausgangslage, Lösung, Ergebnis und Rechnung. Gemeinsam ist allen: Die Kanzleisoftware ist geblieben, und nach 8 bis 12 Wochen lief die Lösung im Alltag.

  • SteuerkanzleiSachsen12 MAca. 380 Mandate

    Fehlende Belege automatisch nachgefordert, Fibu pünktlich

    Ausgangslage
    Sachbearbeiter forderten Belege per Telefon und E-Mail nach, oft mehrfach. Monatliche Buchhaltungen verzögerten sich, Umsatzsteuer-Voranmeldungen wurden knapp.
    Lösung
    Abgleich offener Posten mit eingegangenen Belegen, automatische Nachforderung mit Liste und Upload-Link, Erinnerung in Stufen, Status je Mandant im Kanzlei-Monitor.
    Ergebnis
    Belege kommen früher und vollständiger. Sachbearbeiter buchen, statt hinterherzutelefonieren.
    Investition
    21.000 €
    Amortisation
    6 Monate

  • SteuerkanzleiBayern40 MAUnternehmen & Privatmandate

    Mandantenanfragen sortiert und vorbeantwortet

    Ausgangslage
    Über 200 E-Mails am Tag in Sammelpostfächern, viele Standardfragen zu Fristen, Unterlagen und Bescheiden. Telefon unterbrach die Sachbearbeitung ständig.
    Lösung
    KI ordnet E-Mails Mandant und Anliegen zu, erstellt Antwortentwürfe aus Kanzleiwissen und Mandantenakte, Telefonassistent nimmt Rückrufwünsche strukturiert auf.
    Ergebnis
    Mandanten bekommen schneller Antwort, Sachbearbeiter arbeiten konzentrierter, Berufsträger prüfen nur noch fachliche Fragen.
    Investition
    32.000 €
    Förderung
    12.800 €
    Eigenanteil
    19.200 €
    Amortisation
    7 Monate

  • SteuerkanzleiNRW25 MASchwerpunkt Mittelstand

    Bescheidprüfung mit KI, Einspruch als Entwurf

    Ausgangslage
    Jeder Bescheid wurde von Hand gegen die Erklärung geprüft. Abweichungen fielen manchmal erst spät auf, die Einspruchsfrist war dann knapp.
    Lösung
    Eingehende Bescheide werden ausgelesen und mit den erklärten Werten abgeglichen, Abweichungen markiert, Frist automatisch notiert und ein Einspruchsentwurf zur Prüfung vorbereitet.
    Ergebnis
    Abweichungen fallen sofort auf, keine Einspruchsfrist geht verloren, Prüfaufwand deutlich geringer.
    Investition
    26.000 €
    Förderung
    10.400 €
    Eigenanteil
    15.600 €
    Amortisation
    7 Monate

  • WirtschaftsprüfungBaden-Württemberg60 MAAbschlussprüfung Mittelstand

    Prüfungsunterlagen mit Portal und Statusliste statt Mail-Pingpong

    Ausgangslage
    Anforderungslisten per Excel, Unterlagen per Mail in Teilen, Prüfungsteams verloren Zeit mit Nachfassen und Zuordnen.
    Lösung
    Portal für Unterlagenanforderung je Prüffeld, Mandant lädt hoch und sieht offene Punkte, KI ordnet Dokumente zu und bereitet Arbeitspapiere vor.
    Ergebnis
    Prüfungen starten mit vollständigeren Unterlagen, Teams verbringen mehr Zeit mit Prüfen statt mit Nachfordern.
    Investition
    44.000 €
    Förderung
    17.600 €
    Eigenanteil
    26.400 €
    Amortisation
    9 Monate

  • Arbeits- & VerkehrsrechtSachsen6 Anwälteviele Rechtsschutzmandate

    Online-Mandatsaufnahme mit automatischer Deckungsanfrage

    Ausgangslage
    Anfragen per Telefon und Kontaktformular, Unterlagen per Mail in Teilen. Deckungsanfragen wurden von Hand formuliert, Nachfragen der Versicherer kosteten Tage.
    Lösung
    Online-Mandatsaufnahme mit Sachverhaltsfragen und Upload, Vorqualifizierung nach Rechtsgebiet, Deckungsanfrage automatisch vorbereitet und versendet, Status für Mandant und Kanzlei sichtbar.
    Ergebnis
    Mandate starten mit vollständigen Unterlagen und schneller Deckungszusage. Das Sekretariat telefoniert deutlich weniger hinterher.
    Investition
    22.000 €
    Förderung
    8.800 €
    Eigenanteil
    13.200 €
    Amortisation
    6 Monate

  • WirtschaftskanzleiBayern25 BerufsträgerZeithonorare

    Posteingang zugeordnet, Fristen vorgeschlagen, Zeiten vollständiger

    Ausgangslage
    beA, E-Mail und Papierpost wurden von Hand Akten zugeordnet, Fristen eingetragen. Zeiterfassung lückenhaft, viele kurze Tätigkeiten wurden nie abgerechnet.
    Lösung
    Eingänge werden gelesen und der Akte zugeordnet, Fristen als Vorschlag mit Fundstelle zur Bestätigung durch zwei Personen, Tätigkeiten aus Mails, Kalender und Akte als Zeiteinträge vorgeschlagen.
    Ergebnis
    Weniger Zuordnungsarbeit, doppelt abgesicherte Fristen und spürbar mehr abrechenbare Zeit.
    Investition
    36.000 €
    Förderung
    14.400 €
    Eigenanteil
    21.600 €
    Amortisation
    5 Monate

  • VerbraucherrechtNRW40 MAgleichartige Verfahren in großer Zahl

    Gleichartige Mandate effizient bearbeitet, Mandanten informiert

    Ausgangslage
    Hunderte ähnliche Verfahren, jedes mit eigenen Dokumenten. Sachverhalt erfassen, Schriftsätze anpassen und Mandanten über den Stand informieren band viel Personal.
    Lösung
    Dokumente werden ausgelesen und die Falldaten strukturiert erfasst, Schriftsatzentwürfe aus geprüften Bausteinen, Mandantenportal mit automatischen Statusmeldungen.
    Ergebnis
    Mehr Verfahren mit gleichem Team. Anwälte prüfen und entscheiden, Statusanfragen gehen stark zurück.
    Investition
    48.000 €
    Förderung
    19.200 €
    Eigenanteil
    28.800 €
    Amortisation
    7 Monate

  • Gesellschaftsrecht & M&ABaden-Württemberg12 AnwälteTransaktionen im Mittelstand

    Datenraum vorgeprüft, Klauselliste in Stunden statt Tagen

    Ausgangslage
    Für jede Due Diligence wurden hunderte Verträge von Associates gelesen und Klauseln in Tabellen übertragen. Enge Zeitpläne, hoher Druck.
    Lösung
    KI liest die Verträge im Datenraum, extrahiert Laufzeiten, Kündigungsrechte, Change of Control und Haftungsregelungen mit Fundstelle und markiert Auffälligkeiten zur anwaltlichen Prüfung.
    Ergebnis
    Associates prüfen statt abschreiben, der Bericht steht früher, und die Kanzlei kann mehr Transaktionen begleiten.
    Investition
    32.000 €
    Amortisation
    6 Monate

Weitere Fallstudien aus Dienstleistung & Beratung · Förderprogramme

Lösungen

Welche Werkzeuge setzt ivato in Kanzleien ein?

Bewährte Bausteine rund um Ihre Kanzleisoftware, angepasst an Ihre Mandantenstruktur. Die fachliche Arbeit und die Verantwortung bleiben bei den Berufsträgern. Die KI übernimmt das Sortieren, Nachfordern, Abgleichen und Vorbereiten.

  • Beleg-Nachforderung automatisch

    Offene Posten und fehlende Unterlagen werden erkannt, Mandanten bekommen eine klare Liste mit Upload-Link und gestufte Erinnerungen.

    Zu Skalieren mit KI →

  • Online-Mandatsaufnahme

    Sachverhalt, Gegner, Unterlagen und Rechtsschutz strukturiert erfasst, Vorqualifizierung nach Rechtsgebiet, Kollisionsprüfung vorbereitet.

    Zu Vertrieb & CRM Automation →

  • KI-Postfach & Telefonassistent

    Mandantenanfragen werden zugeordnet, Standardfragen mit Entwürfen beantwortet, Rückrufwünsche strukturiert aufgenommen.

    Zu Kostendruck senken →

  • Deckungsanfragen automatisch

    Deckungsanfrage an die Rechtsschutzversicherung aus den Mandatsdaten vorbereitet, Nachforderungen erkannt, Zusage der Akte zugeordnet.

    Zu Skalieren mit KI →

  • Bescheidprüfung & Fristen

    Bescheide werden mit der Erklärung abgeglichen, Abweichungen markiert, Fristen notiert und Einspruchsentwürfe vorbereitet.

    Zur Implementierung →

  • Posteingang & Fristvorschläge

    beA, E-Mail und Scan werden der Akte zugeordnet, Fristen mit Fundstelle vorgeschlagen und im Vier-Augen-Prinzip bestätigt.

    Zur Implementierung →

Kanzleisoftware & Mandantenportal

Müssen wir unsere Kanzleisoftware ersetzen?

Nein. Ihre Kanzleisoftware bleibt das führende System für Buchführung, Lohn, Abschlüsse und Erklärungen. Wir setzen daneben an: Kommunikation, Belege, Fristen, Onboarding und Auswertungen. Daten werden über vorhandene Schnittstellen und Exporte übernommen.

Ihre Systeme bleiben

  • Anbindung an gängige Kanzleisoftware und Belegportale
  • Mandantendaten unter Berufsgeheimnis, Dienstleister nach § 62a StBerG zur Verschwiegenheit verpflichtet
  • KI-Dienste ohne Training mit Mandantendaten
  • Daten bleiben auf Servern in Deutschland
E-Rechnung2025 · 2027 · 2028

Sind Ihre Mandanten und Ihre Abläufe bereit für die E-Rechnung?

Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. Für Kanzleien heißt das: neue Fragen von Mandanten, neue Belegwege und die Chance, Buchhaltung weiter zu automatisieren.

Stand: 10/2026 · vereinfachte Darstellung, keine Rechtsberatung

Im Gespräch klären ↓

Ablauf & Preise

Wie starten wir, ohne dass die Fristen leiden?

Mit einem Gespräch von 30 Minuten. Danach entscheiden Sie Schritt für Schritt. Ihr Aufwand liegt bei wenigen Terminen mit Kanzleileitung, Sekretariat und einem Sachbearbeiter. Den Rest erledigen wir, gerne außerhalb der Hauptfristen.

  1. Schritt 1

    Erstgespräch

    30 Minuten mit einem Berater, der Kanzleien kennt. Wir besprechen, wo es hakt, und sagen ehrlich, ob und wo sich Digitalisierung rechnet.

    kostenlos

    Rückruf anfordern ↓

  2. Schritt 2

    Strategie

    Wir sehen uns Mandatsprozess, Kommunikation und Software an, rechnen den Business Case in Euro und Stunden und legen einen Fahrplan fest.

    Festpreis nach Umfang · förderfähig

    Zur Strategie →

  3. Schritt 3

    Implementierung

    Wir setzen die wirksamsten Bausteine um, binden Ihre Kanzleisoftware an und schulen Ihr Team, bis es läuft.

    ab 20.000 € netto · 8-12 Wochen

    Zur Implementierung →

Förderung überschlagen

Förderquote
Förderung
12.000 €
Eigenanteil
18.000 €

Vereinfachte Rechnung. Quote und Höchstbeträge hängen von Programm, Bundesland und Unternehmensgröße ab. Für die Beratung sind zusätzlich bis zu 5.600 € Zuschuss möglich.

Projekte erfolgreich begleitet
1.000+
Projekte erfolgreich begleitet
Jahre Erfahrung im Mittelstand
25+
Jahre Erfahrung im Mittelstand
Förderung für die Umsetzung
bis 60 %
Förderung für die Umsetzung
feste Ansprechperson im Projekt
1
feste Ansprechperson im Projekt

Häufige Fragen

Fragen von Steuerberatern und Rechtsanwälten

Ihre Frage ist nicht dabei? Im Erstgespräch nehmen wir uns 30 Minuten für Ihr konkretes Thema.

Steuerberater dürfen Dienstleister einbinden, wenn diese zur Verschwiegenheit verpflichtet werden (§ 62a StBerG). Wir schließen die entsprechenden Vereinbarungen, setzen KI-Dienste ein, die Mandantendaten nicht zum Training nutzen, und vergeben Zugriffe nach Rolle. Für Wirtschaftsprüfer gelten die berufsrechtlichen Regeln entsprechend.

Anwälte dürfen Dienstleister einbinden, wenn diese zur Verschwiegenheit verpflichtet werden (§ 43e BRAO). Wir schließen die entsprechenden Vereinbarungen, setzen KI-Dienste ein, die Mandantendaten nicht zum Training nutzen, und vergeben Zugriffe nach Rolle und Akte.

Nein. Die KI sortiert, gleicht ab und bereitet Entwürfe vor. Fachliche Würdigung, Beratung und Unterschrift bleiben bei den Berufsträgern. Jeder Entwurf wird geprüft, bevor er die Kanzlei verlässt.

Die KI schlägt vor, der Mensch entscheidet. Fristen werden mit Fundstelle vorgeschlagen und im Vier-Augen-Prinzip bestätigt, nie allein durch die KI eingetragen. Schriftsätze sind Entwürfe aus Ihren eigenen geprüften Bausteinen. Prüfung und Unterschrift bleiben beim Anwalt.

Ja. Wer Belege per Post oder Pendelordner schickt, kann das weiter tun. Die Nachforderung kommt dann als Brief, und eingescannte Unterlagen werden genauso zugeordnet. Viele Mandanten steigen um, sobald sie merken, dass der Upload-Link einfacher ist.

In den meisten Fällen ja, über vorhandene Schnittstellen oder Datenexporte. Das prüfen wir im Erstgespräch, bevor Sie sich festlegen.

Oft gerade dann, weil jede fehlende Kraft sofort spürbar ist. Wenn ein Baustein pro Woche einen Tag Nachfordern und Sortieren spart, rechnet er sich schnell. Das zeigt der Business Case vor der Investition.

Oft gerade dann, weil jede fehlende Fachangestellte sofort spürbar ist und die Anwälte viel selbst organisieren. Wenn ein Baustein pro Woche einige Stunden Sekretariat spart oder zusätzliche Zeit abrechenbar macht, rechnet er sich schnell. Das zeigt der Business Case vor der Investition.

Weiterlesen

Kontakt

Tauschen Sie sich mit einem unserer Spezialisten aus Ihrer Branche aus.

30 Minuten, kostenlos. Sie schildern, wo es hakt, wir sagen Ihnen offen, welche zwei, drei Stellen sich bei Ihnen lohnen und was das ungefähr kostet.

  • Rückruf innerhalb eines Werktags
  • Termine auch außerhalb der Fristenspitzen

Rückruf anfordern

Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.